Assistant Ressources

Assurer l'accueil physique et téléphonique ; Réserver les voyages et saisir les états de frais pour les missions de tous les agents de la sous-direction ; Demande de passeports et visa pour les agents de la sous-direction ; Assister les rédacteurs/trices dans le rappel des procédures ; Diffusion et suivi de diverses commandes, relances auprès des agents en "lead" ou point focal, suivi du tableau des commandes dans le groupe bureautique ; Convocation des futurs agents et/ou stagiaire : (principalement par mails et visioconférence pour l'entretien) puis surveillance des tests écrits pour le recrutement ; Gérer les congés et le temps de travail des agents de la sous-direction via la plateforme SAGHA ; Gérer l'agenda du sous-directeur ; Gérer les courriels et la boîte générique du secrétariat ; Mettre en forme et valoriser les supports écrits ; Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ; activitesPrincipales Assistante ressources pour la sous-direction (voir description synthétique) niveauFormationRequis Application "Notilus In one pour les Assistantes " et "Gestionnaire Sagha". Maîtrise de l'anglais pour les prise de RV avec nos interlocuteurs étrangers. competencesAttendues- Anglais - B2 Avancé/Indépendant - estRequise - true- Bureautique - Expert - estRequise - true- Gestion administrative et budgétaire - Débutant - estRequise - true- Gestion de l'information - Maîtrise - estRequise - true- Ministère et ses réseaux - Pratique - estRequise - true- Techniques de communication - Maîtrise - estRequise - true- Techniques de rédaction - Pratique - estRequise - true- Accueillir une personne, du public - Expert - estRequise - true- Assister - Expert - estRequise - true- Maîtriser les délais - Maîtrise - estRequise - true- Mettre en forme un document - Expert - estRequise - true- Rechercher des données, des informations - Maîtrise - estRequise - true- Rendre compte - Pratique - estRequise - true- Travailler en réseau - Pratique - estRequise - true- Aptitude à l'écoute - Expert - estRequise - true- Etre autonome - Expert - estRequise - true- Etre rigoureux - Expert - estRequise - true- Faculté d'adaptation - Maîtrise - estRequise - true- Faire preuve de discrétion - Expert - estRequise - true- Réactivité - Maîtrise - estRequise - true- Sens de l'organisation - Expert - estRequise - true compositionEquipe Sous-directeur, Adjointe au sous-directeur, 3 chefs de pôle, 23 rédacteurs, 2 assistants ressources, 1 stagiaire environnementProfessionnel Bureau partagé avec un assistant-ressource et un rédacteur liaisonsFonctionnelles Relation en liaison avec la Direction, l'agence de voyage, le bureau des voyages et mission, le service des ressources humaines pour la gestion dans Sagha conditionsParticulieres Rattachement à plusieurs responsables -enrichissement des activités par d'autres fonctions dureeAffectation Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2027, renouvelable. profilsStatutaires- C Détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C ; - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 à 37 380 euros annuels bruts