Assistant(E) de Direction

**À propos de nous**:
Au CHU de Nantes, nous sommes un collectif de 13 000 professionnels engagés et précurseurs, animés par la volonté de repousser les frontières de la santé. Nous portons une vision, celle de faire bouger les lignes avec tous les acteurs de santé du territoire pour améliorer la santé de tous.

Prouesse et proximité : nous assurons l’excellence des soins et de la recherche par l’approche multidisciplinaire, la culture de l’innovation et la force du compagnonnage.

Solidarité, exigence, curiosité, nos valeurs partagées guident nos actions et nous poussent à être toujours plus ingénieux, éclaireurs, activistes du soin, coopérateurs.

Nous explorons tous les possibles et sommes à la pointe de l’innovation. Nous voulons ouvrir de nouvelles voies et susciter l’espoir d‘un avenir meilleur.

Notre mission en tant que premier employeur de la région : donner les capacités d’agir aux professionnels hospitaliers.

Chacun de vous est essentiel, c’est pourquoi nous sommes engagés pour cultiver vos talents, soutenir vos engagements et faire vivre nos valeurs.

Rejoignez-nous

**Mission**:
**Vos missions générales**:

- Vous gérez et traitez des informations orales pet téléphone et écrites (courrier, messagerie)
- Vous êtes en charge de la tenue des agendas et de la gestion des rendez-vous de la directrice de plateforme
- Vous organisez des réunions : réservation de salle, agenda des participants, invitations, logistique, suivi des réponses
- Vous gérez les plaintes patients : préparer la rédaction de réponse, suivi du fichier commun des plaintes sous lotus, assurer les relances périodiques
- Vous saisissez, mettez en forme, éditez des documents (courrier, rapports, supports de présentation)
- Vous gérez le documentaire de la plate-forme
- Vous diffusez des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement des pôles
- Vous accompagnez des projets institutionnels à fort enjeu et rédaction des rapports et compte-rendu de réunions afférents

**Vos missions spécifiques**:

- Vous gérez les communications téléphoniques en provenance des usagers et des professionnels du site quel que soit le pôle de référence
- Vous accueillez les usagers qui se présentent pour obtenir des renseignements particuliers ou la communication du dossier médical
- Vous gérez la problématique de circulation et de stationnement ainsi que les réquisitions de la part de la police ou des gendarmeries
- Vous accompagnez à l’organisation d’évènements sur le site et l’hôpital
- Vous accueillez différents organismes ou associations fréquentant le site (MNH, CPAM )
- Vous êtes en charge du planning sur le logiciel de temps de travail dans le respect du référentiel du temps de travail pour les psychologues et le secrétariat de la plateforme 2
- Vous suivez le dossier SSE (situations sanitaires exceptionnelles) du site

La répartition des tâches entre les 2 assistantes de la PF fera l’objet d’une fiche mission complémentaire
- Les missions sont susceptibles d’évoluer au fur et à mesure de la prise de poste et de l’installation dans le poste, s’agissant d’une nouvelle organisation._

**Sites**: l’activité est située au CHU de Nantes sur le site de l' Hôpital Nord Laennec (Saint-Herblain)

**Temps de travail**: temps plein (37h30)

**Profil**:
**Compétences / Formation requises**
- Connaissance de l’institution
- Techniques du secrétariat et manipulation des appareils audiovisuels ;
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Messagerie Outlook, Agenda électronique, Intranet, Internet

**Qualités professionnelles attendues**
- Discrétion, réserve et discernement dans l’identification des informations (confidentielles ou communicables) ;
- Capacité à hiérarchiser les tâches et les actions, l’importance des courriers et appels téléphoniques
- Aptitude à gérer un système de classement
- Capacité à rédiger des courriers administratifs simples ; maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe

**Les avantages**:
Sur la base de 37h30 hebdomadaires ; 28 jours de congés annuels ; 15 jours de RTT