Receptionist (H/F)

Venez nous rejoindre, AQUA LUNG GROUP offre une opportunité de Réceptionniste à Sophia Antipolis.

**Mission principale**:
Premier contact auprès du public, du client ou du fournisseur dès son entrée dans l’entreprise, l’Accueil délivre la première impression, et doit impérativement soigner son image. Fonction polyvalente qui répondre aux demandes qui lui sont adressées (accueil physique et téléphonique, courriers, toute autre mission liée au support interne).

Poste représentant un enjeu particulier : rayonnement international, communication pour l’entreprise, valorisant son image de marque et permettant de fidéliser la clientèle interne et externe.

Représentation de l’Entreprise auprès de:
**Relations Externes**:

- _Visiteurs_
- _Prestataires_
- _Clients_

**Relations Internes**
- _Assurer l’intermédiaire entre les Externes et les Services Internes_
- _Respect des procédures internes de l’ensemble des services_
- _Support administratifs ponctuels pour certains Services_

**Missions du poste**:
**Mission 1 : Accueil visiteurs**
- Accueil Physique des visiteurs dans le respect des consignes Sécurité, de l’arrivée au départ
- Respect des procédures d'ouverture et de fermeture, ainsi que des routines communiquées par l’Entreprise

**Mission 2 : Téléphone**
- Respect du script téléphonique français et anglais
- Savoir répondre à la demande de l’interlocuteur en orientant efficacement les appels
- Savoir reporter les éventuels dysfonctionnements des outils au service IT & Telecoms

**Mission 3 : Courrier**
- Envoi des courriers nationaux et internationaux
- Enregistrement des plis et colis suivis entrants / sortants
- Dispatch du courrier selon instructions
- Envoi de colis / création d’étiquettes de transport

**Mission 4 : Stocks**
- Gestion des stocks (ex : fournitures de bureau, boissons/café, consommables etc.)
- Commandes liées à la planification des salles de réunion et des événements ponctuels (ex : réservation des salles de réunions dans l’outil informatique, commandes restaurations, Evénements ponctuels etc)
- Recoupement des factures fournisseurs avec les bons de commande effectuées par le Service Accueil, ventilation par entité.

**Mission 5 : Salles de Réunion**
- Participation à l’organisation de réunions pour les Board Meetings (en support de l’Assistante de Direction)

**Mission 6 : Process Accueil, Assistanat**
- Regroupement et mise à jour régulière des process généraux liés à l'Accueil pour faciliter l’accueil des ressources intérimaires
- Réservations ponctuelles hôtel / restaurant / taxis etc via l’interface de l’Agence en ligne ou en direct avec le prestataire
- Suivre et appliquer les instructions concernant le véhicule de prêt Société

**Mission 7 : Sécurité & Santé / Qualité et Standards**
- S’assurer du recueil des informations dans le Registre Visiteurs
- Faire remonter les informations au HSE ou référent en cas de constat d’anomalie liée à l’Accueil des personnes ou au fonctionnement du bâtiment.
- Assurer une liaison avec l’Office Manager, et la société de Ménage en cas de constat d’anomalie.

**Profil du poste**:
Connaissances spécifiques au domaine de l’Accueil

**Maîtrise des logiciels**:
Maîtriser les logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation )

Savoir utiliser Teams (logiciel utilisé pour le standard téléphonique)

Anglais: Bilingue

Orientation client

Communication orale et écrite

Adaptabilité et Flexibilité

Analyse et Synthèse

**Gestion de la performance**

Suivre des indicateurs de performance sur son activité. Détecter et reporter des problèmes dans son périmètre d’activité
- **Savoir être**:_

Initiatives et esprit d'entreprise:
Conviction et Influence

Rigueur et Organisation

Sens Relationnel

Esprit d'équipe

**Job Types**: Full-time, Contract
Contract length: 5 months

**Language**:

- English (required)
- Frech (required)

Work Location: In person