Assistant Administratif

L’association des ESP CLAP des Pays de la Loire a été créée dans le cadre de l’expérimentation du dispositif des ESP CLAP avec un rôle d’accompagnement, de gestionnaire et de représentation des ESP CLAP.

L’association fonctionne avec un bureau, un conseil d’administration et une assemblée générale. Les membres élus sont des professionnels de santé libéraux représentant les différentes unions régionales des Pays de la Loire et des professionnels exerçant en ESP CLAP.

**Travail en collaboration étroite avec la chargée de mission.**

Actuellement l’association compte 1 salariée : une chargée de mission

L’assistante administrative polyvalente est sous l'autorité du bureau de l'Association ESP CLAP. L’assistante administrative polyvalente pourra venir en support aux missions de la chargée de mission en son absence.
- **Missions du poste**_ _: _

**1. Vie associative**:

- **Assurer le lien avec les professionnels de santé au niveau administratif et informatique**:
S’assurer que leur convention soit à jour

S’assurer qu’ils ont accès à l’espace membre

Répondre aux questions techniques quand ils appellent

Effectuer un premier contrôle des demandes d’indemnisations et les enregistrer (justificatifs adaptés)

Gérer et mettre à jour le logiciel d’enregistrement des équipes
- **Contribuer à la vie associative**:
Contribuer à l’organisation des réunions (réservation de salles, envoi d’invitation,)

Participer, selon les thématiques, aux réunions de groupes de travail, AG, CA, bureau

Contribuer à l’écriture des ODJ et PV

Coordonner l’agenda de l’association en lien avec les salarié.e.s et les élus

Suivre l’approvisionnement des fournitures, du matériel et des abonnements
- **Assurer le suivi administratif**:
Gérer la boite mails de l’association et assurer le suivi du courrier postal

Assurer le suivi des demandes, les orienter et/ou travailler en lien avec les interlocuteurs adaptés selon les sujets à traiter (élus et/ou salarié.e.s),

Répondre ou orienter les demandes d’équipes selon les besoins identifiés

Classer et archiver les documents selon la méthode en vigueur

**2. Suivi financier**:
Travailler en lien avec le trésorier de l’association, le comptable, le commissaire aux comptes et la présidente ; réaliser les reportings adaptés selon les besoins

Assurer l’enregistrement et le suivi de la comptabilité ; participer au rapprochement bancaire

Gérer le lien avec les fournisseurs (devis, factures, commandes de fournitures)

Préparer les indemnisations des professionnels de santé des ESP CLAP et des élus (collecte des justificatifs d’actions, de réunions, de groupes de travail et des relevés d’identité bancaires) afin que le trésorier puisse assurer le double contrôle et émettre les virements

**3. Communication**:
**Assurer la communication et l’organisation d’un événement, de réunions, de webinaires**:
Gérer les invitations, les inscriptions, le suivi des présences,

Gérer l’aspect informatique pour le webinaire

Diffuser les comptes-rendus, rendre visible l’information via les réseaux adaptés

**Créer et mettre à jour les supports de communication**:
Créer et faire vivre les outils de communication (Newsletter, documents pour l’association)

Aider à la rédaction des différents documents de l’association, améliorer la communication visuelle

Mettre à jour le site internet, espace membre en fonction des évolutions de l’association validées par les membres du bureau

Rendre visible les informations nécessaires sur les réseaux de communication adaptés dont LinkedIn
- **Profil recherché**: _

Niveau bac + 2
**- Savoir**

Connaissance du cadre légal et réglementaire des associations

Connaissance des secteurs sanitaire et médico-social

Connaissance de l’écosystème de la santé

Connaissance des réseaux sociaux et des outils d’analyse de trafic
**- Savoir-faire**

Maitrise de l’orthographe et de la grammaire

Capacité méthodologique et de classement

Technique de prise de notes

Maitrise des logiciels de bureautique : aptitude à utiliser le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Adobepro)

Qualités relationnelles et rédactionnelles

Savoir rédiger des supports de communication (utilisation de Canva)
**- Savoir être**

Autonomie et force de proposition

Capacité d’écoute et d’adaptation

Travail en équipe

Dynamisme

Rigueur et réactivité

Polyvalence

Discrétion
- **Type de contrat**:_

CDI à temps plein ou 70%-80% possible également (journée off à définir avec le bureau)

Salaire : 2140€ brut mensuel pour un temps plein

Prise de poste : 04/08/2025

Poste basé à Nantes : 5 boulevard Vincent Gâche

Avantages: tickets restaurants

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 140,00€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Vie associative: 1 an (Optionnel)
- administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 04/08/2025