Assistant de Direction

L'Anses recrute un Assistant de direction H/F auprès du Directeur du Pole Sciences pour l'expertise

Le directeur général délégué « Sciences pour l’expertise » coordonne les activités de la direction sciences sociales, économie et société (DiSSES), de la direction alerte et veille sanitaire (DAVS), de la direction financement de la recherche et veille scientifique (DRV), et de la direction de l’évaluation des risques (DER).

Il en a charge:

- la définition des fondements scientifiques de l’Agence ;
- le suivi de la communauté des experts réunis dans les Comités d’experts spécialisé (CES) et groupes de travail (GT, GECU) ainsi que l’anticipation de leur renouvellement ;
- l’animation du Comité technique des saisines (CTS), en cas d’absence du directeur général ;
- la cohérence d’ordre transverse aux différents domaines de compétence de l’agence des prises de position de nature scientifique issues des avis de l’Agence.

A ce titre, il organise régulièrement des séminaires internes scientifiques sur des thématiques de nature transverse ;
- le suivi des activités aussi bien dans sa composante, appel à projet de recherche (APR), qu’au titre de l’animation du réseau R31 et de la veille ;
- la supervision des évènements de nature scientifique organisés ou co-organisés par l’Anses (en dehors des actions propres menées par les laboratoires) ;
- la préparation du comité d’orientation santé au travail. Il assure en outre le lien avec le Conseil scientifique de l’Agence et son président, et s’assure de la préparation de ses réunions.

**Missions de l’assistante de direction du pôle PSE**
- Organiser l’agenda du directeur et de la direction : prendre des rendez-vous internes et externes, les mettre à jour en permanence
- Assurer une permanence téléphonique et coordonner le rappel des interlocuteurs en tenant compte des agendas
- Organiser des réunions : les planifier, constituer les dossiers et s’assurer de l’ensemble des aspects logistiques, notamment, avec le soutien des directions et des services concernés
- Planifier le pilotage du Pôle : organiser les récurrences des réunions (CODIR, COPIL,
- Gérer les déplacements en contact avec les interlocuteurs des différents sites (création de profils, actualisation des ordres de mission, réservation de billets, repas, hotels, états de frais, suivi des dépenses et remboursements)
- Préparer le Conseil scientifique de l’agence ( à Maisons-Alfort, en visioconférence ou délocalisé): actualiser les membres et adresses et le trombinoscope, organiser le rétroplanning de pilotage ( réunion interne, collège, conseil, SCL, SCASM), envoyer les convocations, préparer les ordres du jour, les feuilles de présence ,les chevalets, réserver les salles et les pauses café, organiser et suivre la venue des experts ( avion, train, hôtel) et leur accès au site et à la cantine, planifier les buffets, réserver les places de parking et les taxis, collecter et mettre en forme les documents préparatoires, actualiser la base documentaire, réserver les prestataires externes (Ubiqus ), piloter le suivi et règlement de leurs frais et vacations, préparer et participer au secrétariat de séance, assurer la bonne actualisation des DPI des experts
- Contribuer à l’orchestration des taches avec les autres assistantes de direction et la cheffe de cabinet du directeur général
- Assurer la coordination de la tenue des fichiers de contacts
- Préparer des courriers, des messages et finaliser des présentations pour répondre aux nombreuses sollicitations internes et externes
- Gérer la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d’urgence,
- Organiser et assurer le classement dynamique des dossiers et fichiers de la Direction dont le suivi des archives et des conventions
- Commander les ouvrages documentaires et piloter les abonnements nécessaires aux besoins du service
- Suivre le planning de la direction, préparer la validation des congés, des RTT, du télétravail dans l’outil Gestor ; diffuser les outils de formation et les planifier
- Anticiper et planifier la préparation et le suivi des Evaluations annuelles de l’équipe, et la mise à disposition et l’archivage des documents
- Etablir et renouveler le stock de fournitures du service
- Recenser les besoins documentaires/ abonnements et les transmettre au service concerné
- Préparer les contrats de vacation lorsque nécessaires
- Déclencher et suivre la résolution des dysfonctionnements informatiques
- Qualités requises : rigueur, autonomie, diplomatie, force de proposition, capacité à discerner les périodes nécessitant une présence sur site, bonne maîtrise de l’anglais écrit et oral, de Pack Office.

**Formation et expérience requises**:

- Bac à Bac + 3 en gestion administratif, assistanat de manager
- Une expérience confirmée d’assistanat de Direction générale serait appréciée, un plus si effectuée dans le secteur public.

**Compétences**:

- Maîtrise indispensable de l’organisation et de la gestion d’agendas complexes
- Capacité d’organisation et de réac