Assistant de Direction

**L'Ecole nationale vétérinaire d'Alfort (EnvA**) est un établissement public administratif d'enseignement supérieur et de recherche relevant du Ministère de l'Agriculture, qui entretient des liens forts avec son environnement scientifique et universitaire (ANSES, INRA, UPEC, INSERM ). Elle forme près de 850 élèves répartis en 6 promotions. Les enseignements interviennent sur deux sites : à Maisons-Alfort (Val-de-Marne) et au Centre d'Imagerie et de Recherche sur les Affections Locomotrices Equines (CIRALE) à Goustranville (Calvados). Installée sur un site de 10 hectares, elle fonctionne grâce à 400 personnels enseignants-chercheurs, administratifs et techniques titulaires et contractuels.

Assurer les missions d'assistanat de la direction et du secrétariat général de l'établissement, dans une relation de confiance, en collaboration avec l'autre assistante de direction, apporter un appui permanent à la Direction et au Secrétariat Général en matière d'organisation et de gestion des plannings, d'information et d'accueil, pour une bonne interface entre la direction et les interlocuteurs internes et extérieurs, tels sont les grands axes du poste d'assistant de Direction (H/F).

Le(la) titulaire du poste peut être amené(e) à prendre en charge des actes de gestion couvrant des domaines gérés par les services du secrétariat général. Sous l'autorité de la Direction et du Secrétariat Général, le(la) titulaire du poste exerce les missions suivantes:
**Missions principales**:
**1. Assurer le secrétariat de la Direction et du Secrétariat Général**

Aider à l'organisation quotidienne du travail de la direction : réceptionner les appels et courriels, gérer l'agenda, organiser les rendez-vous, réunions et séminaires, organiser et coordonner les déplacements.

Gérer et traiter les informations écrites et orales, en veillant à la bonne circulation des informations Rédiger des courriers, notes et décisions Diffuser les informations aux personnels de l'EnvA.

Gérer la circulation des documents à la signature du directeur et du secrétaire général Rédiger les comptes rendus des conseils d'administration et commissions permanentes Gérer le dossier des élections internes et externes Gérer la commande des fournitures de bureau des différents services administratifs ainsi que le stock Participer au secrétariat en cas de mise en place de plans d'urgence ou d'une cellule de crise Organiser le classement et l'archivage des dossiers

**2. Gérer l'organisation des différents conseils et réunions de l'établissement**

Organiser et planifier les réunions, en respectant les délais de transmissions des documents Organiser la logistique et préparer les réunions internes

Recueillir, consigner et diffuser les informations et documents relatifs aux différents conseils de l'établissement Gérer le dossier du conseil d'administration, de la commission permanente et du conseil des enseignants

**3. Participer au bon fonctionnement administratif et logistique des services du secrétariat général**

Apporter un appui aux équipes du secrétariat général pour la gestion de certains dossiers transverses : organisation des concours d'enseignants-chercheurs ; location de salles, actions de communication

**Compétences liées au poste**:
Maitriser les techniques de secrétariat (méthodes de prise de notes, accueil téléphonique et physique, gestion du temps de travail)

Maîtriser les outils bureautiques, notamment les logiciels Word et Excel

Savoir s'exprimer et rendre compte

Savoir rédiger des courriers, notes et compte rendus

Savoir prioriser et respecter les échéances

Connaître l'organisation de l'établissement

Connaissance en Anglais

Maîtriser le classement, la recherche d'informations et l'archivage

Sens de l'organisation et rigueur

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Sens de l'accueil et du contact

Savoir faire preuve d'initiative et de polyvalence

Réactivité face à des situations d'urgence

Autonomie dans la tenue du poste

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Bac +3 (Licence / Bachelor) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Requis)

Lieu du poste : En présentiel