Secretaire (H/F)

L’Association « Les Papillons Blancs » Hazebrouck et environs

recrute

pour son Siège Social

**1 Secrétaire d’accueil (H/F) - 1 ETP**

**CDI**

**Poste à pourvoir dès que possible**

Application de la Convention Collective 66

Agir au service de plus de 1000 Personnes en situation de déficience intellectuelle, de polyhandicap, de troubles psychiques ou du spectre autistique (de l’enfant à la Personne Âgée), tel est l’engagement tenu par les Papillons Blancs d’Hazebrouck en Flandre Intérieure et Flandre Lys. Vous intégrer au sein de l’un de nos 27 établissements ou services, vous permettre de développer vos compétences et votre goût pour le fonctionnement en réseau, tels sont les engagements que nous prenons envers vous.

Si vous partagez les valeurs de respect et de qualité d’accompagnement dues aux Personnes en situation de handicap, de soutien aux proches aidants et d’esprit d’équipe avec vos collègues, les Papillons Blancs d’Hazebrouck vous offriront un cadre de travail mettant santé de tous, expertise et innovation au cœur de ses préoccupations stratégiques.

Le siège social de l’Association est un pôle de coordination, de ressources et de gestions des différents établissements et service.

Placée sous la responsabilité de l’attachée du Directeur Général que vous soutenez dans ses activités, vous assurez plus particulièrement les missions suivantes:
*Vous accueillez et orientez les visiteurs, Personnes accompagnées, familles, fournisseurs,

*Vous assurez l’accueil téléphonique, prenez et transmettez les messages

*Vous réceptionnez, triez, enregistrez, affranchissez et expédiez le courrier, vous assurez la gestion des messages électroniques

*Vous réalisez le traitement informatique des dossiers : frappe de courrier, publipostage, mise en forme de documents, notes, rapports, compte-rendus,

*Vous assurez des tâches de reprographie

*Vous gérez les plannings (salles, véhicules de service,)

*Vous vérifiez l’état des stocks, évaluez les besoins en approvisionnement et définissez les commandes à passer

*Vous assurez la communication, le classement et l’archivage des documents

*Vous participez à l’organisation logistique des réunions et manifestations

*Vous contribuez au suivi et à l’organisation des événements associatifs (Opération Brioches, Assemblée Générale )

Vous apportez votre soutien aux membres de l’équipe et particulièrement à la directrice de projets et de la valorisation des Personnes.
:
*Vous maîtrisez les techniques d’accueil téléphonique et physique

*Vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Publisher,)

*Vous disposez de qualités rédactionnelles et respectez les règles de présentation, de mise en forme

*Vous avez une facilité de contact (écoute, disponibilité, relationnel,) et savez adapter votre communication à vos interlocuteurs (capacité à transmettre des informations, des explications)

*Vous savez travailler en équipe et en partenariat

*Vous véhiculez une image positive de l’Association et assurez la promotion de ses valeurs

*Vous êtes rigoureux, organisé et faites preuve de discrétion

*Vous savez vous adapter à des tâches diverses, aux imprévus

*Vous faites preuve d’initiative en créant les outils utiles à l’activité

*Vous êtes proactif dans la gestion des imprévus et aléas

*Vous êtes dans une démarche permanente d’amélioration de vos pratiques

*Vous savez rendre compte de votre activité

Diplôme dans la filière administrative

Une expérience de 2 ans sur un poste similaire serait appréciée

Titulaire du permis B

La vaccination contre la COVID-19 est fortement recommandée

Les vaccinations DTP et Hépatite B sont conseillées

Vous adhérez aux valeurs de l’association.

Envoyez lettre de motivation + CV au plus tard pour le 16 septembre 2024

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Horaires:

- Travail en journée

Expérience:

- domaine administratif: 5 ans (Optionnel)

Permis/certification:

- Permis B (Requis)
- diplôme dans le domaine administratif (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel