1 Agent Des Archives Médicales

**Descriptif**

Le Centre Hospitalier de Plaisir recrute un agent des archives médicales, référent de la communication du dossier patient.
Le poste est à pourvoir dès à présent.
Envoyer CV + lettre de motivation.
Fiche de poste:
Identification
Cotation du poste : Fonction : Agent des archives médicales et Référent de la communication du dossier patient
Direction commune : non
Positionnement dans la structure
- Autorité hiérarchique : La responsable des relations avec les usagers
- Liaisons fonctionnelles:

- Les assistantes médico
- administratives
- Les soignants
- Les cadres de santé
- Les médecins
- Le prestataire d’archivage extérieur
- Les membres de la direction de la qualité, des services aux patients et des parcours
- Le DIM
- La direction des affaires financières

Présentation du contexte d’exercice:
En direction commune depuis 2019, les CH de Versailles, de Plaisir, du Vésinet et l’EHPAD les Aulnettes à Viroflay font partie du premier groupe des CH avec un capacitaire de 2400 lits et places pour 5000 professionnels et un budget d’exploitation de 460 millions d’euros. Hôpital pivot du département des Yvelines, le CH de Versailles est l’établissement support du GHT Yvelines Sud.
La direction de la qualité, des services aux patients et des parcours contribue à placer le patient et la qualité de sa prise en charge au cœur de la politique de l’établissement et du GHT.
Dans cette optique, elle coordonne la démarche qualité et la gestion des risques au sein du GHT, en cohérence avec les orientations de la certification V2020.
Elle participe à l’amélioration de « l’expérience patient/usager » en impulsant le développement des services aux patients et des partenariats innovants. Elle met en œuvre la politique de relation avec les usagers et les associations de patients.
Enfin, elle impulse une politique de gestion des parcours des patients au sein du CHV et du GHT dans une logique médico-économique de gradation et de juste soin.
Le dossier patient constitue un document essentiel en termes de coordination et de continuité dans le parcours de soins et la prise en charge des patients.
Missions principales
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à l'organisation des archives médicales.
- Accompagner les unités dans le processus d'archivage de leurs dossiers médicaux.
- Organiser la collecte, la conservation et la communication des archives médicales ainsi que leur élimination.
- Tenir et mettre à jour une base de données de tous les patients pris en charge au sein de l'établissement.
- Réaliser des contrôles sur les mouvements de dossiers médicaux et sur les fichiers patients.
- Assurer la gestion de la communication des dossiers patients
Activités
Activités en tant qu’agent des archives médicales
- Participer au traitement des doublons et à l’anonymisation des patients dans le système d’information.
- Accueil physique et par téléphone des personnes extérieures au service (assistantes médico-administratives, médecins, cadres de santé, personnel soignants et stagiaires, patients)
- Vérifications de l’existence ou non d’un dossier médical d’un patient hospitalisé
- Participation à la gestion des commandes
- Contrôles des dossiers pris en charge par le prestataire extérieur quotidiennement et lors de l’enlèvement annuel
- Recherche sur des bases informatiques (Hexagone, CORA,) Sortie et rangement des dossiers médicaux
- Gestion des vracs (examens médicaux dont le dossier est archivé)
- Suivi de l’archivage des dossiers de consultation
- Réfection des pochettes abimées et création de pochettes
- Participation à d’autres taches diversifiées (messagerie, fax, impression des listing, transmission et récupération de dossiers à la navette)
- Participation aux inventaires dans les différents lieux de stockage des unités de soins
- Participation aux contrôles qualité internes
- Possibilité de participer à des groupes de travail institutionnels (ex : dossier patient, identitovigilance)
- Information et formation des professionnels de santé concernés aux procédures des archives et aux règles de communication des dossiers
- Participation à l’évolution et la réorganisation du service des archives, à la destruction des dossiers
- Suivi et conservation des dossiers patients conformément à la réglementation en vigueur
Activités en tant que référent de la communication du dossier patient
- Assurer la gestion de la communication des dossiers patients pour permettre la continuité du service, conformément aux procédures internes:

- Centralisation, enregistrement, suivi et traitement des demandes de communication des dossiers médicaux
- Vérification de la conformité des demandes (documents justificatifs, absence d’opposition du patient)
- Préparation des courriers et des pièces jointes à soumettre à la signature du