Chargé.e de Mission Administrative

Bail Rénov’ est une association à bute non-lucratif fondée par 7 acteurs du logement et de la rénovation énergétique. Sa mission est de promouvoir et développer un parc locatif privé abordable, durable et désirable en unissant les expertises et réseaux de ses membres. L’association porte notamment le programme CEE du même nom" Bail Rénov’ 2023-2026", un dispositif destiné aux propriétaires bailleurs du parc locatif privé et à leurs locataires, afin de les conseiller et les accompagner dans leur parcours de rénovation énergétique. Ce programme répond aux exigences de la Loi Climat et Résilience, qui impose l’interdiction progressive de mise en location des logements énergivores (G en 2025, F en 2028, E en 2034). L’équipe permanente de Bail Rénov’ est composée de la directrice générale, de la chargée de projets et de la responsable de communication. Des salariés sont également mis à disposition à temps partiel par les membres de l’association (référents opérationnels, chargés de communication) en tant que ressources dédiées au déploiement du programme. **Description du poste**: **Missions principales** En tant que Chargé(e) de mission administrative, vous garantissez la fluidité et la fiabilité de l’ensemble des processus administratifs de Bail Rénov’. Vous assurez également la coordination administrative avec les associations locales partenaires qui déploient le programme dans les territoires. **1. Suivi administratif du programme et des associations locales** - Mettre à jour et consolider les données administratives relatives aux actions réalisées par les associations locales (planning, états d’avancement ). - Assurer le contrôle de validité des actions menées (via l’outil de reporting interne) et remonter toute anomalie ou incohérence. - Aider à préparer les documents nécessaires aux réunions de suivi du programme. **2. Contractualisation et suivi des conventions** - Gérer la mise en signature et l’archivage des conventions et avenants. - Relancer régulièrement les associations locales partenaires pour garantir le respect des échéances et la bonne complétude des documents. - Veiller à la conformité et à la mise à jour des documents contractuels (avenants, pièces justificatives ). **3. Suivi financier et comptable** - Suivre la facturation, les paiements et les éventuelles régularisations liées au programme (factures prestataires, remboursements, etc.). - Assurer le suivi des dépenses de l’association et de ses projets (programmation budgétaire, analyse des écarts, proposition de régulations). - Tenir à jour les tableaux de bord financiers en coordination avec la Directrice Générale - Contribuer, le cas échéant, à la réalisation des bilans financiers et reporting internes/externes **4. Gestion administrative courante** - Effectuer les démarches administratives nécessaires (déclarations, demandes d’agréments, etc.) en lien avec la Directrice Générale. - Assurer le classement, l’archivage et la bonne circulation des documents dans l’outil collaboratif (Notion) Participer à l’organisation logistique (réservation de salles, commandes de fournitures, etc.) pour le bon fonctionnement de l’équipe et les événements de l’association (séminaires, réunions partenaires) - Assurer une veille sur les bonnes pratiques administratives et proposer des améliorations sur les outils et process existants. **Profil recherché**: **Compétences requises** - Excellentes compétences organisationnelles : sens des priorités, rigueur dans le suivi des process et des échéances. - Maîtrise des outils bureautiques (notamment Excel, Word, outils de reporting/ERP) et collaboratifs (Notion, Google Drive) - Connaissances en gestion administrative et comptable : suivi de facturation, relances de paiement, vérification de devis et factures, etc. - Aisance rédactionnelle et excellente communication (écrite et orale) - Capacité à travailler en réseau et en équipe, notamment avec des structures associatives et des partenaires institutionnels variés - Sens de la confidentialité et respect des procédures internes **Expérience et formation** - Formation Bac+2 à Bac+3 (BTS, DUT, Licence) en gestion, administration, comptabilité ou équivalent. - Une première expérience significative en gestion administrative ou suivi comptable est souhaitée, idéalement dans le secteur associatif ou de l’économie sociale et solidaire. - La connaissance du secteur du logement ou de la rénovation énergétique est un atout apprécié, sans être indispensable. **Qualités attendues** - Rigueur et fiabilité : vous êtes le(la) garant(e) de la bonne tenue des dossiers administratifs et financiers. - Esprit d’équipe : vous aimez contribuer au bon fonctionnement d’un collectif et êtes à l’écoute des besoins de chacun. - Autonomie et proactivité : vous savez identifier les priorités et proposer des améliorations pour fluidifier les processus. - Sens de la communication : capacité à relancer efficacement et diplomatiquement les partenaires, et à produire des comptes rendus o