Secrétaire Administratif Qualifié.e

La CFDT Auvergne-Rhône-Alpes recrute son secrétaire administratif H/F à temps plein pour son unité de Grenoble.

La CFDT est le premier syndicat français en nombre d’adhérents et en représentativité. Elle est 1er dans le privé depuis 2017 et 2ème dans la fonction publique.

La CFDT Auvergne Rhône-Alpes agit sur le terrain pour résoudre les problèmes communs à une région, tant en matière d’emploi et de formation professionnelle que de lutte contre l’exclusion, de protection sociale ou d’amélioration des équipements collectifs.

Au sein d’une région, les Unités Territoriales et de Proximité Interprofessionnelles sont des structures qui assurent la proximité : informations sur le droit du travail, soutien aux conflits, défense juridique, mise en commun de moyens pour les sections syndicales et les syndicats.

**Cadre de la mission 1 : Gestion administrative de la formation syndicale et appuis sur le suivi administratif de différents dossiers thématique**

Participer à la préparation du calendrier, du catalogue, et à la mise à jour des documents administratifs (feuille d’émargement, liste de participants, attestations, chevalets, note de frais).

Programmer et suivre la communication autour de l’offre de formation, anticiper et préparer les relances auprès des syndicats, et proposer des modalités ou support de communication exceptionnels.

Organiser des sessions de formation dans le respect des procédures et en relation avec les responsables (Lancement, relance, collecte des inscriptions et conventions, convocation, suivi dans le logiciel GFOSYEL, édition des documents, préparer les boites à outils pour la formation, anticiper et gérer la salle, la restauration, l’hébergementet l’accueil des formateurs et de stagiaires, récupérer le dossier administratif dont la feuille d’émargement, établir l’ordre de facturation et gérer les notes de frais des formateurs et/ou des stagiaires).

Faire les bilans trimestriels et de fin d’année en compilant les éléments de reporting.

Gestion de l’information entrante et sortante, transmission et classement, préparation et/ou mise en forme de mail et de support de présentations.

Aide à la production ou mise en forme de documents (convention, projets, bilans ), transmission, classement.

Gestion administrative de base de données (mandatés, organismes, justificatifs ).

Appui logistique ou administratif (programmation, aménagement des salles, accueil), pour les activités récurrentes (journées à thème, formation, réunion ) ou exceptionnelles (projet, évènements, services aux syndicats ).

**Cadre de la mission 2 : Accueillir, orienter, renseigner les travailleurs et les militants**

Accueil physique et téléphonique, gestion du standard, traitement des mails et du courrier

Répondre aux demandes qui relève de la mission d’accueil (gestion des agendas, réservation des salles, transmission d’information ) et/ou orienter les personnes selon leur demande (prise de rendez-vous, mise en relation interne ou externe )

Préoccupation quant à l’environnement et aux conditions d’accueil (rangement du matériel, configuration des salles, gestion des affichages et revues, accueil café/viennoiserie )

**Cadre de la mission 3 : Appui administratif à la fonction logistique/gestion/système d'information**

Vérifier les notes de frais suivant les procédures en vigueur et les traiter sur le plan administratif (validité des pièces justificatives et cohérence des éléments déclaratifs), ce dans le cadre des procédures en vigueur

Préparer des ordres de paiement, de facturation, de virement, dans le cadre des procédures en vigueur.

Anticiper et suivre le traitement des besoins matériels de l’UTI et des UPI de l’Isère. Anticiper et préparer les achats de petits matériels et apporter son concours à des recherches et production de comparatifs de devis. Identifier les principaux interlocuteurs des prestataires (copieurs, propreté, restauration, matériel de visibilité ), suivre l’exécution des prestations, identifier les écarts avec les engagements contractuels et les tracer, mobiliser les services supports en cas de dysfonctionnement et informer l’URI.

Suivre le déploiement et l’utilisation des systèmes d’information et de partage de donnée dans un aspect matériel et fonctionnel (Infogérance, gestion des boîtes mail, déploiement du sharepoint et du Onedrive )

Avantages:

- Participation au Transport
- Titre-restaurant (Si planning en journées complètes)

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 13,21€ à 14,10€ par heure

Lieu du poste : In person