Secrétaire de Direction Et Responsable Service Client

**Présentation**:
Depuis plus de 25 ans **la société Hexa Plus Santé**, exerce son activité dans le domaine de la distribution (vente et location) de matériel médical.

Le groupe s’est construit sur des valeurs de **solidarité**, **proximité**, **performance** et **engagement**.

Pour accompagner notre croissance, nous recrutons un **Secrétaire de Direction et Responsable Service Client (H/F)**

En tant que **Secrétaire de Direction,**vos missions sont les suivantes:

- Organiser les rendez-vous, le planning d'un responsable, d'un collaborateur et filtrer les appels et les accueils physiques
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe
- Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles,...)
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier,...)
- Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents
- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles
- Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules...
- Coordonner l'activité d'une équipe

En tant que **Responsable Service Client,**vous aurez en charge:
Management du service ADV / Service Clients
- Organiser et piloter l’activité de l’équipe (répartition des tâches, priorisation des dossiers, planification des ressources).
- Animer, former et faire monter en compétence les collaborateurs.
- Instaurer une culture du service et de la satisfaction client.

Amélioration continue et outils
- Optimiser les processus ADV et contribuer à la digitalisation (ERP, CRM, autres outils développement interne)
- Suivre et améliorer les indicateurs de performance (traitement des fiches incidents, délais de réponse...)
- Participer aux projets transverses (amélioration continue process)

Gestion de l’administration des ventes
- Superviser la facturation des produits hors stock, services et abonnements.
- Assurer la liaison avec les équipes logistique, commerciale, comptable et informatique.
- Piloter le suivi SAV (notamment les imports)
- Garantir la bonne gestion des avoirs et gestes commerciaux (+ suivi budgétaire)
- Piloter les substitutions et reliquats afin de mettre en place relance téléphonique...

Gestion des contrats
- Garantir la conformité des documents contractuels clients.
- Assurer le suivi des dossiers d’adhésion et la bonne complétude des souscriptions (papier ou dématérialisées).
- Relation clients & qualité de service
- Suivre les réclamations, identifier les causes et coordonner les actions correctives

Participer à l’animation de la relation client
- Enquêtes de satisfaction, réponses aux avis,
- Organisation d'évènements / temps forts clients, journées PO

**Profil recherché**:
Compétences techniques (savoir-faire)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)
- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative (rédaction de courriers, comptes rendus, classement, archivage)
- Capacité à gérer des agendas complexes, organiser des réunions, déplacements et événements
- Savoir rédiger avec rigueur : notes, synthèses, comptes rendus, courriels professionnels
- Compétences en gestion documentaire et traitement de l'information confidentielle
- Bonne capacité rédactionnelle
- Maîtrise des outils ERP, CMS (PrestaShop) et des outils bureautiques
- Capacités d’organisation, de communication et de résolution de problèmes
- Goût pour le service client et les environnements collaboratifs

Compétences relationnelles (savoir-être)
- Discrétion et confidentialité
- Sens de la diplomatie et du service
- Excellente communication orale et écrite
- Capacité d’adaptation à différents interlocuteurs (internes et externes)

Compétences organisationnelles
- Gestion des priorités et du temps
- Rigueur et sens du détail
- Autonomie tout en sachant travailler en équipe
- Réactivité et capacité à gérer les imprévus
- Sens de l’anticipation

**Ce que nous proposons**:

- Un environnement bienveillant et dynamique
- Un poste clé au sein d’un groupe en croissance
- Accompagnement et intégration assurés

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an

Avantages:

- Intéressement et participation

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Rep