Attaché(E) de Direction

Descriptif du poste

Vos missions principales:
Il/elle a un rôle de facilitateur et de relai d’informations auprès du/des directeur(rices) général/président(e), administrateurs ou de l'ensemble des collaborateurs/managers. Elle/Il répond et anticipe les demandes de son/ses hiérarchique(s) afin de garantir au quotidien une organisation prenant en compte les priorités et une communication optimisée et efficiente. Elle/il forme un binôme avec son directeur/directeur(rices) général/président(e), elle/il se doit d’agir en prenant des initiatives et en garantissant la confidentialité des sujets qu’elle/il peut être amené(e) à traiter.

Organisation et gestion administrative
- Gérer, prioriser et anticiper l’agenda du directeur(rice) général(e) ou président(e), ses déplacements, organiser les réunions, les séminaires et ponctuellement des évènements internes/externes (manifestations, séminaires )
- Assister à des réunions et réaliser les compte-rendu, selon son périmètre
- Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers internes et externes, supports de présentations)
- Assurer un suivi de son activité auprès de son manager sur son périmètre
- Animer l'espace d'information (communauté )
- Superviser les fonctions administratives : la réception du courrier de la Direction Générale et de la Présidence, en assurer le traitement, la transmission aux intéressés ainsi que le suivi et l’archivage

Suivi et régulation de l'activité de gouvernance
- Assurer la gestion des correspondances (mails, appels téléphoniques...) émanant d’interlocuteurs internes (administrateurs, managers, collaborateurs) ou externes (cabinets ministériels, services de l’Etat, partenaires et institutions, journalistes, entreprises ou personnes handicapées )
- Préparer, organiser, coordonner et suivre les comités de direction (Comex) et les instances statutaires (commissions, bureau, CA)
- Contribuer à une communication efficace des informations entre la Direction Générale et les membres du COMEX
- Appuyer les administrateurs et les directeurs dans leur recherche d'informations

Suivi du budgétaire
- Traiter les notes de frais de son/ses supérieur(s) hiérarchique(s)
- Assurer en étroite collaboration avec le Directeur Général le suivi du budget de fonctionnement de la Direction Générale et de la Présidence
- Assurer les commandes et contrôler leur conformité (fournitures, matériels de bureau,) en contribuant à la procédure Achats
- Gérer les factures

Votre profil:
De formation supérieure bac + 2/3 (type BTS, IUT, licence assistant manager ou ressources humaines), vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins cinq ans acquise dans le domaine de l'assistanat.

Vous êtes doté de qualités d'organisation, de rigueur et d'efficacité. Vous savez anticiper et vous avez un esprit fédérateur et d'adaptabilité et vous savez être rapidement force de propositions.

Possibilité de télétravail en fonction de l’organisation

Profil recherché

Vos missions principales:
Votre mission est de la plus haute importance, elle s’exerce dans un climat de confiance et de discrétion au service de l’Agefiph et de sa Présidence.

Il/elle a un rôle de facilitateur et de relai d’informations auprès du/des directeur(rices) général/président(e), administrateurs ou de l'ensemble des collaborateurs/managers. Elle/Il répond et anticipe les demandes de son/ses hiérarchique(s) afin de garantir au quotidien une organisation prenant en compte les priorités et une communication optimisée et efficiente. Elle/il forme un binôme avec son directeur/directeur(rices) général/président(e), elle/il se doit d’agir en prenant des initiatives et en garantissant la confidentialité des sujets qu’elle/il peut être amené(e) à traiter.

Organisation et gestion administrative
- Gérer, prioriser et anticiper l’agenda du directeur(rice) général(e) ou président(e), ses déplacements, organiser les réunions, les séminaires et ponctuellement des évènements internes/externes (manifestations, séminaires )
- Assister à des réunions et réaliser les compte-rendu, selon son périmètre
- Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers internes et externes, supports de présentations)
- Assurer un suivi de son activité auprès de son manager sur son périmètre
- Animer l'espace d'information (communauté )
- Superviser les fonctions administratives : la réception du courrier de la Direction Générale et de la Présidence, en assurer le traitement, la transmission aux intéressés ainsi que le suivi et l’archivage

Suivi et régulation de l'activité de gouvernance
- Assurer la gestion des correspondances (mails, appels téléphoniques...) émanant d’interlocuteurs internes (administrateurs, managers, collaborateurs) ou externes (cabinets ministériels, services de l’Etat, partenaires et institutions, journalistes, entreprises ou per