Gestionnaire événementiel Et Administratif.ve

L’École des Ponts ParisTech est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international. Avec un effectif moyen de 450 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (1800 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation. Présentation du service: Rattaché au Secrétariat Général, le Service des affaires immobilières et des moyens généraux (SAIMG) met en œuvre la politique immobilière de l’ENPC et engage les différents moyens nécessaires à l’optimisation et à la valorisation du patrimoine immobilier dont il a la charge. Le service est organisé en deux pôles: - Un pôle « Patrimoine et Infrastructure », qui a en charge l’exploitation et les travaux des bâtiments de l’Ecole, regroupant la Maîtrise d’Ouvrage-Maîtrise d’Œuvre intégrée et l’entretien-maintenance - Un pôle « Moyens généraux », plus particulièrement en charge de la logistique, de la reprographie et de l’événementiel. Dans le cadre de ses missions, le SAIMG doit assurer la mise en œuvre d’un grand nombre de contrats, notamment dans le domaine immobilier "entretien / maintenance", gros entretien renouvellement (GER), construction neuve, réhabilitation, restructuration et dans le domaine des services. L’essentiel des travaux techniques est par ailleurs confié à une société "multi - technique" qui est en permanence sur le site. Le/La gestionnaire événementiel et administratif.ve coordonne l’organisation des différents événements de l’École : colloques, réunions, examens, expositions, cocktails, buffets, déjeuners ainsi que fêtes étudiantes, campagnes Bureau des étudiants - bureau des sports, gala, soirées externes, internes Rattaché.e à la cheffe de service, le/la titulaire du poste exercera notamment les missions suivantes: - Étudier la faisabilité des évènements ; - Dialoguer avec les organisateurs afin de connaître leurs attentes et leur faire connaître les contraintes techniques relatives à l’accueil d’un évènement au sein des bâtiments ; - Diriger les demandes et mettre en relation les divers interlocuteurs pour d’éventuelles autorisations (interne /externe) ; - Recevoir et assurer les visites nécessaires des différents prestataires (techniciens, fleuriste, traiteur ) ; - Rédaction et mise à jour des procédures événementielles ; - Création et suivis des tableaux de pilotage liées à l’évènementiel ; - Suivre les demandes d’autorisations (attendre le retour de l’autorisation, les diffuser, communiquer les fiches de sécurité) ; - Commander les prestations pour les manifestations ou soirées (gardiennage - ménage - électricien) ; - Contrôler systématiquement la bonne exécution des prestations demandées ; - Établir des consignes pour les manifestations sur le site (exemples : accès le week-end, accès soumis à autorisation, visite sur les toits, Films - photographes - Radio, visites d’écoles, etc.). Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel (CDD 1 an, rémunération équivalente à celle des fonctionnaires occupant un poste similaire) Poste à temps plein. Formation bac +2 assistant/assistante de direction - événementiel avec une expérience souhaitée de 2 ans minimum, des connaissances en ERP serait un plus. Compétences recherchées: - Savoir organiser et prioriser son activité en fonction des échéances - Savoir respecter les délais et les procédures - Avoir le sens de la responsabilité, de l'autonomie, de l'initiative - Savoir transmettre et analyser les informations à sa hiérarchie - Savoir faire preuve de rigueur et de polyvalence dans son travail - Savoir collaborer et travailler en équipe - Savoir établir un contact efficace et adapté aux différents interlocuteurs internes et externes - Savoir s'exprimer clairement verbalement et par écrit - Savoir animer, développer et entretenir des partenariats et/ou des réseaux - Maîtriser les outils bureautiques - Ce poste est accessible aux personnes handicapées._