Assistant Responsable de Secteur

**Être garant de la continuité de service, en planifiant les interventions des aides à domicile afin de maintenir les bénéficiaires (personnes âgées ou en situation de handicap) à domicile, dans le respect des besoins du bénéficiaire et du droit du travail et également en concertation avec les contraintes des aides à domicile.**

**GERER LES PLANNINGS**

1- contrôler la mise en place des interventions chez les bénéficiaires sur le logiciel métier pour valider l’exhaustivité des interventions.

2- planifier les interventions en respectant les attentes et besoins

3- suivre l’évolution des personnes aidées par le biais du support « outil de repérage » rempli par les référents de proximité et remis à la responsable de secteur

4- suggérer des modalités d’adaptation de l’intervention à la RS ou à la dirigeante

5- suggérer de nouvelles offres face à l’urgence et en fonction des besoins identifiés

6- contrôler et heures d’activité en fonction des objectifs (seuil de rentabilité)

7- envoyer les plannings définitifs le jeudi par mail à tous les bénéficiaires

8- prévenir le bénéficiaire par téléphone en cas de changement majeur de jour d’intervention (exemple décaler une toilette )

9- accueillir physiquement les bénéficiaires

10- adapter la compétence de l’intervenant au besoin du bénéficiaire en s’appuyant sur le listing de compétences des salariés dans Médicis

11- créer et intégrer de nouveaux bénéficiaires dans le logiciel et planning

**AIDE A DOMICILE (AD)**

1- organiser les interventions de l’aide à domicile dans le respect de la législation sociale et s’adapter aux demandes et besoins de l’AD

2- assurer la continuité des prestations en organisant les remplacements des AD (maladie, congés, formation)

3- planifier les regroupements collectifs (formation, réunion, groupes de travail) selon les consignes données par la RS, la dirigeante ou la chargée des RH, qui doivent être vigilantes à donner un délai de prévenance suffisant.

4- envoyer les plannings provisoires le mercredi et le définitif le vendredi avant midi, par mail à tous les AD

5- organiser des plannings types et les dupliquer sur les mois à venir afin de faciliter la gestion des plannings

6- présenter au nouveau salarié le planning et les modalités de collaboration (par ex : référent de proximité concerné.) en complément des informations par la RS ou la dirigeante

7- contrôler les heures réalisées au regard du contrat et dans un souci permanent de rentabilité économique.

8- répondre aux AD, aux questions particulières liées au planning sur les plages horaires définies par nous.

CADRE LEGAL en collaboration avec la RH

1- contrôler le respect des repos hebdomadaires

2- réguler les heures des AD (heures supplémentaires, heures en moins)

3- réguler les heures des bénéficiaires, pas de dépassements de certains plans d’aide

4- faire le point avec la chargée RH sur l’activité et les besoins en recrutement

**GESTION ADMINISTRATIVE DE MON SECTEUR (10%)**

Traiter les mails ou autres provenant des AD, bénéficiaires, partenaires et s’assurer la traçabilité

Traiter les demandes récupérées par l’assistante lors des appels entrants quand il s concernent mon activité et qu’elle n’est pas en mesure de répondre

Créer et distribuer les cahiers de liaison

Participer au projet d’orientation de la structure en lien avec la Direction

Proposer des améliorations et formaliser des procédures liées à la gestion du planning

Être acteur au développement de son secteur d’intervention en lien avec les prescripteurs, etc

Assurer la communication avec les AD et bénéficiaires pour créer un lien de confiance

**GERER LES ASTREINTES TELEPHONIQUES**
- Assurer la continuité de l’activité de service en prenant les astreintes quand le bureau est fermé selon le programme établi conjointement.
- Participer aux réunions d’équipe en exprimant mon point de vue
- Etablir et transmettre des devis, contrat, livret d’accueil aux bénéficiaires et leur famille
- Remplacement de la secrétaire pour l’accueil en son absence

Récupérer et traiter le document « outil de repérage » en l’absence du responsable de secteur ou la dirigeante pour pouvoir adapter l’intervention

Créer et intégrer de nouveaux salariés dans le logiciel et planning en l’absence de la chargée RH

**Compétences**

**Savoir être/ qualités**

Rigueur

Etre méthodique et organisé

Bienveillance

Adaptabilité

Aisance relationnelle

Confidentialité

Être force de proposition

Accepter que le fini ne soit jamais fini