Assistant Responsable de Secteur

**L'assistant responsable de secteur doit garantir la continuité de service, en planifiant les interventions des aides à domicile afin de maintenir les bénéficiaires (personnes âgées ou en situation de handicap) à domicile, dans le respect des besoins du bénéficiaire et du droit du travail, il exerce sous la responsabilité de Responsable de secteur.**

**Au niveau des BENEFICIAIRES**:
1- contrôler la mise en place des interventions chez les bénéficiaires sur le logiciel métier pour valider l’exhaustivité des interventions.

2- planifier les interventions en respectant les attentes et besoins

3- suivre l’évolution des personnes aidées par le biais du support « outil de repérage » rempli par les référents de proximité et remis à la responsable de secteur

4- suggérer des modalités d’adaptation de l’intervention à la RS ou à la dirigeante

5- suggérer de nouvelles offres face à l’urgence et en fonction des besoins identifiés

6- contrôler et maintenir les heures d’activité en fonction des objectifs.

7- envoyer les plannings définitifs le jeudi par mail à tous les bénéficiaires

8- prévenir le bénéficiaire par téléphone en cas de changement majeur de jour d’intervention (exemple décaler une toilette )

9- accueillir physiquement les bénéficiaires

10- adapter la compétence de l’intervenant au besoin du bénéficiaire en s’appuyant sur le listing de compétences des salariés dans Médicis

11- créer et intégrer de nouveaux bénéficiaires dans le logiciel et planning

**Au niveau des Professionnels de terrain**

1- organiser les interventions de l’aide à domicile dans le respect de la législation sociale et s’adapter aux demandes et besoins de l’AD

2- assurer la continuité des prestations en organisant les remplacements des AD (maladie, congés, formation)

3- planifier les regroupements collectifs (formation, réunion, groupes de travail) selon les consignes données par la RS, la dirigeante ou la chargée des RH, qui doivent être vigilantes à donner un délai de prévenance suffisant.

4- envoyer les plannings provisoires le mercredi et le définitif le vendredi avant midi, par mail à tous les AD

5- organiser des plannings types et les dupliquer sur les mois à venir afin de faciliter la gestion des plannings

6- présenter au nouveau salarié le planning et les modalités de collaboration (par ex : référent de proximité concerné.) en complément des informations par la RS ou la dirigeante

7- contrôler les heures réalisées au regard du contrat..

8- répondre aux AD, aux questions particulières liées au planning sur les plages horaires définies par nous.

**GESTION ADMINISTRATIVE**

Ø Traiter les mails ou autres provenant des AD, bénéficiaires, partenaires et s’assurer la traçabilité

Ø Traiter les demandes récupérées par l’assistante lors des appels entrants quand ils concernent mon activité et qu’elle n’est pas en mesure de répondre

Ø Créer et distribuer les cahiers de liaison

Ø Participer au projet d’orientation de la structure en lien avec la Direction

Ø Proposer des améliorations et formaliser des procédures liées à la gestion du planning

Ø Être acteur au développement de son secteur d’intervention en lien avec les prescripteurs, etc

Ø Assurer la communication avec les AD et bénéficiaires pour créer un lien de confiance

**GERER LES ASTREINTES TELEPHONIQUES**

Ø Assurer la continuité de l’activité de service en prenant les astreintes quand le bureau est fermé selon le programme établi conjointement.

**Compétences**
Ø Gérer l’afflux d’informations et de prioriser les actions

Ø Créer un lien de confiance avec les Ad et les bénéficiaires en alliant fermeté et souplesse

Ø Assurer la continuité des prestations grâce à une connaissance des bénéficiaires et des compétences des AD

Ø Être capable de s’adapter aux situations et aux personnes

Ø Savoir gérer l’urgence et son stress

Ø Maitriser l’outil informatique Medisys, Word Excel pour gérer son activité.

**Savoir être/ qualités