Assistant Administratif

**Company Description**:

- Beck & Pollitzer is the world’s leading provider of industrial installation and machine relocation services. We deliver an unrivalled range of services to all clients, both locally and internationally.
- We are passionate about our customers and the work we do for them. Therefore, we pride ourselves in consistently delivering excellence, no matter how complex the project.
- We firmly believe that we achieve more when we work together, and recognise that people are the heart of the business.
- At Beck & Pollitzer everything we do is based on our core values; colleagues working together, passion for our customers and the work we do for them and being consistent and persistent in all we do. We recruit people who demonstrate these values and are good at what they do.
- When you join our team, you will become involved in supporting or delivering some of the biggest and most complex machinery installation and relocation projects in the world. Our people are experts in a diverse range of industries including automotive, aerospace, infrastructure, print, packaging, FMCG, metals and many more.

**Position**:

- Sous la responsabilité de la Western Europe Resources manager, l’Assistant administratif a pour mission principale:

- Gestion des formations
- Développement de la marque employeur
- Gestion des moyens généraux
- Gestion administrative générale
- Gestion des EPI

ACTIVITES / ATTRIBUTIONS

**Gestion des formations**:

- Suivi des formations (réalisées, à prévoir, validité des formations)
- Support préparation du plan de formation
- Anticipation et programmation des formations obligatoires et/ou nécessaires du personnel
- Réservation et gestion administrative des formations (de la demande de devis à l’enregistrement sur le site de l’OPCO2i)
- Planification des réunions (envoi des convocations, réservation des salles, etc.)
- Optimisation et suivi des coûts liés aux formations
- Veille régulière relative à la formation
- Recherche de nouveaux prestataires de formation Etude des solutions proposées par les organismes de formation pour répondre aux besoins de l’entreprise

**Gestion des moyens généraux**:

- Réservation des logements (et étude des prestataires) pour le personnel chantier / suivi des contrats de location
- Gestion des cautions et vérification des factures liées aux hébergements du personnel sur chantier
- Optimisation des dépenses liées à la réservation des logements du personnel
- Gestion de litiges liées aux hébergements
- Suivi des affectations des logements réservés Réservation des différents moyens de transport dans le cadre des déplacements du personnel

**Gestion administrative générale**:

- Gestion des salles de réunion
- Contribution à la préparation des réunions et des différents évènements internes.
- Saisie de documents, classement, archivage, support administratif général.
- Préparation des bons de commande liés à ses activités (cartes affaire, sous-traitance, intérims )
- Suivi des bons de commande
- Suivi des dépenses liées aux « cartes affaires » du personnel avec le service comptabilité
- Support administratif pour l’organisation des chantiers (competency card, détachement, dossiers intérim / sous-traitants, documents de chantier )

**Gestion des EPI**:

- Gestion des EPI nécessaires sur chantier de leur distribution au personnel
- Suivi des EPI (stock/inventaire, besoins, commandes)
- Recherche de nouveaux fournisseurs en France et à l’international
- Optimisation et suivi des coûts liés aux formationsAnticipation et proposition sur les vêtements de travail

**Divers**:

- Courrier, réception des appels, accueil
- Merchandising d’entreprise
- Contribution aux missions de gestion de la flotte de véhicules du personnel de BPF

**Requirements**:
**Expérience requise**:

- Première expérience sur un poste similaire

**Compétences**:

- Connaissances en bureautique
- Compétences en négociation
- Anglais opérationnel

**Qualités/ Compétences personnelles**
- Rigueur/ Organisation
- Adaptabilité
- Capacité d’apprentissage
- Confidentialité
- Proactivité
- Réactivité

**Other information**:

- Chez Beck & Pollitzer, soyez aux premières loges de la prochaine révolution industrielle. Grâce à nos 160 années d’expertise en services d’ingénierie, nous contribuons à construire l’avenir de l’électrification, de l’automatisation et de la digitalisation, et à donner vie aux projets de nos clients.