Secrétaire Ehpad

Le CCAS de Grenoble **recherche**son ou sa futur(e) **secrétaire pour l'EHPAD André Léo** situé à Grenoble.

Au sein de l’établissement sous la responsabilité de la Direction, le ou la secrétaire de l’EHPAD aura un **rôle pivot**, en lien avec l’équipe de Direction, les équipes de soignant-es, les partenaires, les services internes du Ccas de Grenoble, les résidents et les familles - elle devra dans son champ de compétences être en responsabilité et force de proposition.

**FINALITÉ DU POSTE**:

- Assurer un accueil de qualité de l’usager et des familles - identifier dès l’accueil les besoins de l’usager et savoir transmettre la juste information
- Transmettre une information ajustée et réactualisée aux différents interlocuteurs (résidents, familles, intervenants médicaux ou paramédicaux, agent-es, autres services du Ccas, prestataires et partenaires)
- Assurer des missions dites de gestion administrative : gérer les dossiers administratifs relatifs à l’admission et à la prise en charge (disposer de compétences spécifiques et techniques propres au secteur : terminologie médicale, prestataires, montage de dossier)
- Assurer les missions support : logistique, achat, comptable et RH
- Apporter un rôle de soutien à l’ensemble de l’équipe, participer à la vie de l’établissement (un autre regard, animation, rôle de facilitateur, être relai) et en lien avec les associations et les bénévoles
- Assurer une veille, être en alerte, recueillir et transmettre les différents signaux forts ou faibles
- Travailler en coordination avec la direction - gestion des agendas, gestion des bases de données, préparation de dossiers, rédactions de courriers, compte rendus, organisation d’évènements

**ACTIVITÉS**:
**Accueil et information physique et téléphonique du public**:

- Recevoir et orienter les demandes physique ou téléphonique, avoir une bonne compréhension des situations pour être en capacité de recueillir et transmettre les informations adaptées, de hiérarchiser et de prioriser
- Orienter, conseiller vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers sur les procédures, lors des pré admissions ou arrivées, en lien avec le cadre de santé, faire visiter les locaux et informer du fonctionnement (transmettre le règlement de fonctionnement, le livret d’accueil, les tarifs, les modalités de paiement)Accueillir les résidents, les familles, le personnel, les services ressources du CCAS et les services extérieurs, les fournisseurs, les professionnels de santé : kinés, podologues, médecins, mais aussi les bénévoles, associations et autres services

**Gestion de l’information**:

- Gérer la diffusion de l’information : informations générales aux familles et partenaires
- Réaliser, concevoir de manière ponctuelle ou régulière différents supports de communication (brochures, affiches, guides, journal interne, annonces presse, newsletters ).
- Préparer les réunions du conseil de la vie sociale en appui de son/sa Président(e), rédiger le compte rendu si besoin et le transmettre
- Soutien pour la circulation de l’information entre professionnels de santé
- Appuyer le cadre de santé dans la relation avec les médecins traitants et autres professionnels de santé intervenant au sein de l’EHPAD
- Faire le relais d’informations simples au service de la coordination des soins

**Gestion administrative**:

- Mettre à jour et actualiser les listes d’attente (via la plateforme Via trajectoire)
- Instruire les dossiers d’entrée (assurer la complétude de cette activité - veiller à la non rupture administrative de la prise en charge et assumer l’intégralité des relances de demande et de suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les prestataires).
- Gérer les sorties des résidents : informer les organismes extérieurs, accueillir les familles, apporter soutien relationnel et administratif (transmettre l’information sur la récolte des documents utiles)
- Calculer les frais à payer par rapport à la notification du Conseil Départemental (aides sociales).
- Saisir les différents mouvements des résidents sur le logiciel CPAM et renseigner les outils internes (données du résident) propres au suivi administratif des résidents sur le logiciel Millésime
- Rendre compte du suivi des dossiers (reporting) et participer à la mise en œuvre de la stratégie pour améliorer la qualité de la prise en charge dans les aspects administratifs
- Faire une veille sur les dossiers réglementaires, notamment en lien avec l’amélioration continue

**Gestion Ressources Humaines**:

- Mettre à jour les plannings du personnel (auxiliaires de vie, aides-soignants, APR, IDE (Plannings réalisés préalablement par la cadre de santé)
- Mettre à jour les données d’absentéisme
- Enregistrer et tenir à jour les droits à congés et les récupérations (valider par la direction ou la cadre de santé)
- Transmettre les demandes de remplacements mensuels et ponctuels au service « remplacement » tous les jours, réajuster les plannings en fonction des besoins de remplacement