Assistant de Direction

Bailleur social, aménageur, opérateur social et urbain installé sur la ville de Vitry sur Seine, la SEMISE est une Entreprise Publique Locale d'environ 70 salariés et un patrimoine de 3 700 logements. Elle œuvre à la production et la gestion de logements pour mettre en œuvre une politique de gestion de proximité et de qualité de service orientée vers la satisfaction de ses locataires.

Dans le cadre d’un remplacement, la Semise recherche un(e) Assistant(e) de Direction,

Rattaché au Secrétariat Général, l’assistant(e) de direction agit au quotidien en véritable facilitateur auprès de son responsable hiérarchique direct mais également auprès de l’ensemble de l’équipe rattachée au Secrétariat Général.

Ainsi, vos missions principales sont les suivantes:
**1. Secrétariat**
- Réceptionner et orienter des communications téléphoniques,
- Accueillir des visiteurs (clients, prestataires),
- Gérer des agendas et organiser des rendez-vous,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne
- Organiser des déplacements (billets, réservation d'hôtels, ),
- Organiser des réunions internes et rédiger les comptes rendus,
- Gérer, préparer et diffuser les dossiers (présentation, rapports, comptes rendus, formalités, relances,),
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions et instances (notamment les conseils d’administration)
- Rédiger et mettre en forme les courriers notamment à destination des partenaires de l’entreprise,
- Gérer, diffuser, archiver les procédures,
- Coordonner la circulation d'informations auprès des autres services,
- Organiser le classement et l'archivage, **2. Suivi d’activité**
- Assurer le traitement du courrier (lecture du courrier entrant et diffusion aux services),
- Suivi des courriers en souffrance (identifié en retard dans le fichier de suivi courrier) et relance des équipes,
- Assister la Secrétaire Générale dans le suivi de son activité
- Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, courriel, téléphone, internet, intranet, ),
- Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature des Directeurs
- Effectuer les remplacements au standard en cas d’absences,
- Organiser en tant que de besoin la remontée d'informations vers la Direction Générale
- Suivre et mettre à jour les procurations bancaires,
- Mettre à jour les documents juridiques de l’entreprise (KBIS )

**3. Evènements**
- Organiser et rédiger les comptes rendus des Conseils d’Administrations et des Assemblées Générales des Actionnaires,
- Organiser et procéder aux réservations pour la participation à divers congrès (EPL, club des DAF, ),
- Organiser les différents événements ponctuels du service SG

**4. Instances de gouvernance et moyens généraux**
- Gérer les moyens généraux de façon sécurisée, conformes aux besoins et dans une logique d'économie et de responsabilisation, mettre en place les outils et procédures de contrôle nécessaires,
- Superviser l'organisation et la sécurisation de l'archivage ainsi que de l’accueil du Siège
- Superviser la gestion des prestations et travaux d'entretien et d'investissement des locaux de travail (siège et locaux annexes),
- Assurer l’établissement des bons de commande, valider et suivre les factures des frais de fonctionnement liées aux services généraux
- Gérer les espaces d’accueil et les espaces de travail ainsi que leur aménagement
- Assurer le suivi de la maintenance et de l’entretien de l’ensemble des locaux de travail de la SEMISE,
- Assurer la relation interne avec les Directions internes afin d’être le garant de la sécurité des personnes et des biens dans les locaux de travail de la SEMISE

Le profil:

- Diplômé(e) bac+2 en assistanat ou office management, vous justifiez de 3 à 5 ans d'expérience réussie sur une fonction similaire, idéalement au sein d’un organisme de logement social.
- Reconnu(e) pour vos excellentes capacités rédactionnelles,
- Vous maîtrisé le pack office
- Vous êtes force de proposition
- Vous êtes le véritable trait d’union, vous contribuez efficacement à la cohésion au sein de votre direction.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 35 000,00€ par an

Avantages:

- RTT

Horaires:

- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois

Lieu du poste : En présentiel