Assistant.e de Direction a La Direction Generale

Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants - 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques.

Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen ). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA.

Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.

Placée sous l’autorité de la Directrice Générale des Services (DGS), la Direction Générale assure la coordination et le pilotage des services municipaux en lien avec les orientations stratégiques définies par les élus.
La DGS veille à la mise en œuvre des décisions politiques locales et à la réalisation des objectifs fixés par la municipalité. Elle impulse et accompagne les projets territoriaux, tout en assurant le management global des services, la gestion des ressources humaines et l’optimisation des moyens financiers de la collectivité.

L’assistante de direction assistera la directrice générale des services, et les directeurs généraux adjoints dans le suivi et l’optimisation de la gestion des activités ; elle assurera la coordination et la transversalité interservices de la direction générale.

Elle sera en appui à l’organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l’administration communale.

Elle apportera une aide permanente à la direction générale en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi et classement de dossiers.
- **Dans le cadre d'une assistance professionnelle de la directrice générale des services, et d’un directeur général adjoint affectés au poste**:

- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en concertation avec la DGS et le DGA et en fonction de leurs priorités ;
- Partager l’agenda électroniquement avec différentes strates hiérarchiques selon les paramètres de confidentialité concertés ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- **Dans le cadre de la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique**:

- Prendre des notes et concevoir, rédiger des courriers, notes, rapports, courriels
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
- Apporter son concours à la finalisation des documents cadres et des notes pilotés par les membres de la direction générale
- **Dans le cadre du suivi des travaux, projets et activités de la DGS et du DGA affectés**:

- Intégrer les priorités de la direction générale dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Epauler la direction générale dans la coordination des chantiers mobilisant plusieurs directions : recensement et croisement des documents et données
- Organisation et participation à diverses réunions pour représenter la DG
- Elaborer, suivre et renseigner les tableaux de suivi des activités des services ;
- Apporter son concours à l’organisation des événements pilotés par la DG
- Assurer le lien et les relations avec les prestataires et les bureaux d’études
- **Dans le cadre de l’accueil téléphonique, physique et électronique du secrétariat**:

- Renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- Recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels ;
- Relayer les informations (tous supports) aux directions générales adjointes en interne et en externe
- **Dans le cadre de l’organisation, planification et suivi de réunions**:

- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale adjointe ;
- Respecter les délais de transmission (convocations, documents liés à l’ordre du jour ) avant la réunion ;
- Rédiger des comptes-rendus ;
- Assurer la diffusion des documents (convocations, comptes-rendus ).
- **Dans le cadre de la conception, réalisation et mise en place d’outils de suivi d’activité, de tableaux de bord**:

- Créer et tenir à jour la base de données des contacts.
- Proposer et diffuser les processus de travail assurant la bonne coordination des tâches entre les directeurs généraux, les directeurs, le cabinet du maire, les assistantes des élus
- **Dans le cadre de l’activité rédactionnelle**:

- Etablir les convocations et invitations (destinataires, o.d.j., supports) ;
- Rédiger des notes de synthèse ;
- Monter les dossiers thématiques ;
- Préparer en lien avec les directions impliquées les dossiers supports des réunions
- **Dans le cadre d’une suppléance au sein du pool des assistan