Responsable Du Secretariat

La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
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Vos missions
La Mission Transition Ecologique et Résilience (MTER) est directement rattachée à la Direction Générale. Cette structure est composée de 41 agents répartis au sein de 7 équipes (service des risques sanitaires et urbains, pratiques durables, ville durable, exemplarité de l'administration, Maison de l'habitat durable, financements et partenariats européens, observatoire) et d'une équipe administrative. Elle a pour missions de mettre en œuvre la politique municipale autour de la transition écologique et de la résilience.
Le Responsable et Assistant de direction assure le pilotage et la répartition des missions de secrétariat de l'unité et assure des fonctions expertes de secrétariat au sein de l'équipe de direction mutualisée entre l'Equipe de Transition écologique et la Mission Rénovation Urbaine. En lien avec les secrétaires, il apporte son appui à l'ensemble des responsables et chargés de mission sur les missions de secrétariat complexes : pilotage d'agendas, organisation et surveillance des plannings (retro planning des délibérations, comités de pilotage, réunions avec le DGS ou le Maire), organisation de réunions ou d'événements à haut niveau de représentation (revues de projet, comités de pilotage politique), constitution de dossiers, suivi des demandes des élus, rédaction et diffusion de comptes rendus. Il apporte également son appui à la gestion documentaire (organisation du classement, notamment des documents dématérialisés, suivi et priorisation des courriers ou mails). Il est garant de la qualité de service auprès des partenaires internes et externes de ces équipes qui travaillent en transversalité permanente.
L'encadrement est assuré sous la responsabilité directe de la DGA Adjointe Transition Ecologique, appuyée par la Responsable administrative et financière. La Directrice de la Mission rénovation urbaine est associée à cet encadrement, ainsi que les chefs de service et responsables d'équipe pour ce qui concerne le fonctionnement quotidien.
**Les missions qui vous seront confiées**:
Assurer la coordination de la Cellule administrative (7 personnes) ;
Assurer le management quotidien de l’équipe de secrétaires (4 personnes) ;
Coordonner la mise en œuvre des moyens nécessaires à la cohésion d’équipe ;
Organiser et gérer l’accueil téléphonique et l’accueil physique des partenaires et du public (prise de messages, identification de la demande, apport de premiers éléments d’information, évaluation de l’urgence, organisation de la réponse à apporter avec les cadres) ;
Participer à l’organisation des temps de communication spécifique en lien avec les partenaires et services Ville et assurer un appui logistique pour la valorisation du projet sur le terrain lors de temps forts et dans les réseaux professionnels (forums ) ;
Piloter des agendas, prise de rendez-vous et organisation de réunions ou d’événements, interface avec les secrétariats d’élus, organisation de déplacements ;
Suivi du courrier et du courrier électronique, suivi des réponses, finalisation de courriers ;
Gestion documentaire (priorisation, classement ) ;
Prises de notes, rédaction de comptes rendus ;
Tenue de tableaux de bord en particulier en matière de ressources humaines ;
Suivi des effectifs, saisie des profils de poste sur le logiciel RH (Foederis) et suivi des recrutements en lien avec la DRH, accueil des nouveaux recrutés ;
Recensement des besoins spécifiques RH (apprentissage, stages ).
Constitution et transmission de dossiers
Produire des éléments de bilan d’activité et de tableaux de bords réguliers
En particulier, assure en direct ou par délégation, l’appui quotidien auprès de la DGA A (agenda
L’agent est garant de la qualité de service des interlocuteurs (écoute, prise en compte des demandes, organisation de la réponse, suivi des délais de réponse). Il doit assister les techniciens et les cadres avec cet objectif tout en ayant la capacité de faire des propositions méthodologiques en ce sens.
Ce que l'on recherche
Compétences Métier (Connaissances, Savoir-faire)
Bonne connaissance