Responsable Administratif

L’ONM, association du secteur social et médico-social, recrute un(e) responsable administratif(ve) pour son siège social:
**Les missions**
- Dans le cadre du soutien à la direction générale :_
- rédiger et envoyer les courriers du directeur général et la directrice qualité, communication et développement ;
- gérer l’agenda du directeur général et de la directrice qualité, communication et développement
- anticiper et préparer les réunions auxquelles assistent les directeurs et/ou les administrateurs de l’association
- apporter un soutien logistique et organisationnel à la mise en œuvre d’actions et d’évènements ponctuels
- assurer une veille technique, conseiller les directeurs et superviser la mise en œuvre des aspects liés à la réglementation en matière de sécurité des biens et des personnes et d’obligations professionnelles de l’employeur ;
- soutenir le développement des activités de l’association en participant aux réponses aux appels à projets, notamment en préparant les pièces justificatives et en relisant les documents rédigés
- Dans le cadre du suivi financier :_
- rédiger la partie financière des dossiers de demande de subvention et des comptes-rendus d’activité ;
- participer à leur élaboration puis compiler, mettre en forme, diffuser et classer les comptes administratifs et les budgets prévisionnels des établissements et services de l’association, en lien avec le cabinet expert-comptable ;
- établir la facturation dans le cadre des activités inter-territoires de l’association, transmettre les factures, suivre le paiement et gérer les éventuels impayés ;
- collecter, suivre et classer les conventions et les transmettre aux personnes concernées;
- suivre la trésorerie de l’association en renseignant quotidiennement les indicateurs du tableau de bord et suivre le compte « ONM subventions » afin de transmettre les sommes allouées sur les comptes de destination ;
- être l’interlocuteur des banques auprès desquelles l’association a ouvert des comptes ou contracté des crédits, notamment pour les démarches administratives ;
- être l’interlocuteur de l’assureur auprès duquel l’association souscrit ses contrats
- être l’interlocuteur des prestataires extérieurs à l’association, notamment pour les contrats inter-territoires, en regroupant les besoins, négociant les tarifs, mettant en concurrence, coordonnant les interventions, etc.
- Dans le cadre de la diffusion des informations : _
- coordonner, organiser et diffuser le planning trimestriel des astreintes, après validation du directeur général ;
- rédiger, mettre en forme, diffuser et classer les notes internes d’information et de service émanant du siège social, après validation du directeur général
- mettre à jour, déposer et classer les documents émanant du siège social sur le SharePoint de l’association
- maitriser les outils et les méthodes d’archivage des documents et les outils informatiques et collaboratifs
- collecter les rapports d’activités des établissements et services, corriger et harmoniser les contenus et préparer le rapport d’activité global et le support synthétique avec la directrice qualité, communication et développement ;
- participer à l’harmonisation des outils, des documents et des formulaires au sein des différents territoires, dans le cadre de la démarche qualité pilotée par la directrice qualité, communication et développement
- Dans le cadre de la collaboration avec l’assistante administrative :_
- superviser, dans le cadre d’un lien fonctionnel, le travail quotidien de l’assistante administrative(mise en œuvre des missions, priorisation des demandes, organisation des dossiers, transfert des demandes, etc)
- rédiger ou mettre en forme et diffuser les comptes-rendus des différentes réunions internes au siège social
- gérer le secrétariat du siège social en l’absence de l’assistante administrative (standard, accueil physique, courrier, boite mail...)

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 2 496,00€ par mois

Formation:

- Bac +3 (Licence / Bachelor) (Optionnel)

Expérience:

- secteur social/médico-social: 5 ans (Optionnel)

Permis/certification:

- Permis B (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel