Secrétaire Petite Enfance

**Descriptif et missions**: Le Secrétaire-gestionnaire est rattaché directement à l’Encadrant administratif des crèches municipales. Son temps de travail est réparti entre 3 crèches.

Il assure la gestion administrative des crèches municipales, en lien avec la coordination de l’ensemble des crèches et en appui aux équipes encadrantes (responsables de crèche et EJE).
- Accueil physique et téléphonique des usagers de chaque crèche
- Consultation des courriels
- Edition d’attestations et élaboration de documents divers
- Reproduction de documents en crèche ou à l’imprimerie
- Gestion des documents des crèches : tri, classement et archivage
- Utilisation de divers moyens de communication (cahier de transmissions, courriels, Kidizz)

Travail en binôme avec la 2ème secrétaire gestionnaire de crèche, et remplacement en cas d’absence
Traitement de dossiers et saisie de documents
- Transmission aux familles des documents liés à la fréquentation des enfants (contrats, congés, dérogations, extrascolaires)
- Mise à jour des dossiers des enfants
- Impression des pointages journaliers des enfants
- Saisie via Babicarte : bascule des dossiers de la préinscription à l’inscription, saisie des contrats, saisie des absences des enfants
- Contrôle mensuel de la situation des familles sur le site partenaire de la CAF (CDAP)
- Extraction et synthèse des données statistiques via Babicarte pour la préparation du rapport annuel d’activité
- Préparation des listings pour la commission annuelle d’attribution des places en crèche, en lien avec le responsable de la crèche
- Préparation et recensement des demandes de mutation d’été des enfants
- Mise à jour des dossiers individuels des agents
- Saisie des absences des agents sur le logiciel dédié
- Recensement et commande des repas pour les journées pédagogiques
- Recensement des dotations pour l’équipement des agents des crèches (tenues de travail et EPI)

Participation aux réunions d’équipe élargies au niveau de la Direction

Participation à l’organisation et à la mise en œuvre des événementiels de la Direction (ex. : journée de la petite enfance)
- Relations quotidiennes avec son binôme et l’Encadrant administratif des crèches
- Relations fréquentes avec les usagers et les agents des crèches municipales
- Relations régulières avec la DRH

**Profil recherché**: Savoir
- Organisation, fonctionnement et rôles des collectivités
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Bonne maitrise des logiciels Word et Excel exigés (rédaction de courrier, formule de calcul, croisé dynamique)
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité, d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

Savoir-faire
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi des projets et activités de la direction
- Accueil physique et téléphonique au secrétariat
- Organisation et planification des réunions

Savoir-être
- Qualités relationnelles
- Rigueur, organisation et autonomie
- Réactivité, disponibilité et adaptabilité
- Polyvalence
- Discrétion et confidentialité

**Avantages liés au poste**:
**Avantages collectifs au travail**:
**Description de la collectivité**: Prendre la vie côté Roubaix, c’est faire le choix d’une ville où l’audace, l’innovation, la création, l’ouverture ne sont pas de vains mots. Roubaix (98 000 habitants, 3e ville des Hauts-de-France), on y habite, on y travaille, on y crée, on s’y instruit. Bref, on y réussit Et si, comme 12 000 étudiants et 46 000 salariés, vous preniez la vie côté Roubaix ? Notre collectivité compte déjà 1600 talents : Rejoignez-les