Sécrétaire Administratif

Objectif : Assurer le bon fonctionnement administratif de la CPTS Vienne et des projets associés.

Positionnement hiérarchique:
L'assistant.e administratif.ve exercera ses fonctions sous la responsabilité opérationnelle de la Directrice et du Bureau de l'association. La responsabilité contractuelle est exercée par le GE CPTS.

Missions et activités
Mission 1 : Gestion de l'administratif
- Gérer les mails : tri et 1ère réponse aux demandes diverses ; en cas de besoin, transmission à l'interlocuteur compétent si nécessaire (Directrice-Bureau-Conseil d'Administration).
- Gérer le courrier : ouverture, 1er tri, transmission à l'interlocuteur compétent si nécessaire (Directrice-Bureau-Conseil d'Administration), envois postaux.
- Gérer les contacts et les adhésions : suivi des adhésions, réalisation des attestations d'adhésions, mise à jour des listings
- Assurer l'interface téléphonique avec les professionnels de santé : liens réguliers (téléphonique, WhatsApp, mail) avec les adhérents de la CPTS pour suivi des actions, relais avec le Conseil d'Administration...
- Réaliser les démarches administratives liées à la vie associative (en lien avec la Directrice) : déclaration de changements à la Préfecture, etc.
- Archiver et classer de tous les documents importants de l'association.
- Rédiger certains comptes rendus (Conseil d'Administration, Assemblée Générale, autres).

Mission 2:
Gestion de la comptabilité en lien avec les Trésoriers et la Directrice
Gérer la facturation : vérification, codage, rangement.
Gérer les indemnités : édition des fiches d'indemnités, suivi du Tableau des indemnités, édition des fiches récapitulatives annuelles.
Saisie comptable (hors nomenclature) sur le logiciel comptable du cabinet d'expert-comptable.
Faire des demandes de devis (en lien avec la Directrice).

Mission 3 : Gestion de l'intendance
Organiser l'intendance de la CPTS (réservation de salles, de traiteurs, gestion des stocks de fournitures)
Imprimer les feuilles d'émargement et documents divers, et mettre en place un tableau de suivi de participations aux réunions
Réaliser divers achats au titre de la CPTS (en lien direct avec la Directrice).
Aider à la préparation des évènements de la CPTS (en lien avec le.la Chargé.e de communication).

Mission 4 : Animer la vie associative de la CPTS
Participe à la communication, aux activités de marketing, aux journées événementielles de la CPTS
Participe aux réunions d'équipe
Participe à la rédaction de documents (CR, réponse à appels d'offre, demande de financement, rapport d'activité annuel)
Participe à la gestion administrative du personnel

Mission 5 : Mettre en œuvre le projet de santé de la CPTS
Suis l'avancée des projets pour être en mesure de répondre à des demandes simples
Appui administratif en fonction des besoins
Contraintes et difficultés du poste
- Déplacements sur le territoire (remboursement des frais Kilométriques).
- Disponibilité occasionnelle en soirée : présence lors des Assemblées Générales, des Conseils d'Administration (à mínima trois fois par an).

Qualification : Bac avec expérience minimum de 2 années (dans le domaine de l'administratif artisanal)

Les « savoirs »
- Pratique de gestion administrative et comptable associative serait un plus
- Connaissance du réseau local serait un plus

Les « savoir-faire »
- Excellentes qualités rédactionnelles,
- Maitrise de l'outil informatique (excel et word)

Les « savoir-être »
- Aisance relationnelle,
- Diplomatie,
- Sens du travail coopératif et en équipe,
- Sens de l'organisation et rigueur.

Salaire : selon expérience et grille salariale du Groupement d'Employeurs GECPTS

En 0,5 ETP soit 17H50

Type d'emploi : Temps partiel

Rémunération : à partir de 1 000,00€ par mois

Nombre d'heures : 17 par semaine

Horaires:

- Repos le week-end
- Travail en journée

Formation:

- Bac +3 (Licence / Bachelor) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel