Responsable Administratif Et Financier

Cette agence d'architecture bordelaise d'une trentaine de personnes, existe depuis plus de 25 ans, elle évolue aussi bien dans le domaine culturel, de l'habitat, du tertiaire que de l'urbanisme.

Sous l’autorité du gérant de la société et en lien étroit avec les associés, Archibat recherche:
Un.e Responsable Administratif et Financier

Il assurera la mise en place et le suivi d’outils de contrôle de gestion.

Il encadre le poste d’assistante de direction et le poste de chargé de communication.

Il pilote le suivi des dossiers du point de vue administratif, juridique et financier. Il s’appuie sur les directeurs de projet afin

d’appréhender les enjeux stratégiques et opérationnels de chaque dossier.

En lien direct avec les Associés de l’agence, il les informera des enjeux croisés sur la stratégie opérationnelle et prospective de l’agence.

Le responsable administratif et financier assurera:

- Sur le plan gestion:

- Suivi et mise en place des contrats (marchés publics, marchés privés. Gestion contractuelle co-traitants et sous-traitants)
- Suivi et mise en place des honoraires (tableau de négociation). Il est assisté par l’assistante de Direction pour la mise en forme des documents nécessaires. A ce titre une bonne connaissance du code des marchés public est nécessaire.
- Mise à jour du prévisionnel de trésorerie de manière hebdomadaire, ainsi que du prévisionnel du compte de résultat de manière mensuelle.
- Gestion analytique de l’ensemble des projets par chronogrammes (mise en place et analyse chronogramme prévisionnel et réel).
- Gestion du planning précis des facturations du poste de secrétariat de Direction, validation des factures reçues par l’agence et optimisation du poste fournisseurs.
- Participation aux réunions de Direction hebdomadaires concernant l’affectation des salariés sur les différents projets.
- Analyse des écarts avec les plannings projet et proposition d’éventuelles corrections nécessaires (mobilisation salariés et proposition contractuelle d’avenants).
- Gestion et relance des impayés avec identification de procédures. Il informera mensuellement les dirigeants sur les difficultés rencontrées.
- Analyse des différents postes du bilan afin d’optimiser le résultat.
- Le RAF assistera le directeur de projet (salarié ou associé faisant fonction) pour négocier contrats, honoraires et avenants avec la maîtrise d’ouvrage.
- Sur le plan Ressources Humaines:

- Supervision du poste de secrétariat de direction sur le suivi des congés et récupérations des salariés.
- Mise en place du plan annuel de formation.
- Analyse des besoins stratégiques des postes de l’agence.
- Validation des bulletins de salaires et échelles des salaires.
- Définition et recherche de nouveaux profils lorsque nécessaire.
- Organisation des bilans annuels avec les salariés.
- Mise en place d’outils d’aide à l’optimisation des RH sur les différents projets.
- Les objectifs multiples de ce poste polyvalent sont:

- Gérer le budget, la comptabilité, les moyens spécifiques et la logistique de la structure.
- Contribuer au pilotage de la gestion des ressources humaines de la structure.
- Contribuer à l’animation du dialogue social et à la communication interne à la structure.
- Impulser des projets novateurs et en assurer la mise en oeuvre pour répondre à l’évolution de la société.
- Proposer les réformes et innovations propres à moderniser le fonctionnement de la structure ou les processus de gestion.
- Mettre en place, suivre et exploiter les outils d’évaluation de l’activité.
- Gérer le contentieux.

Ce poste aura pour rôle fondamental de veiller à la bonne fluidité dans le système d’échange de l’information au bénéfice des équipes et de la rentabilité de l’agence, la mise en place de procédures adaptées sera le socle d’un développement structuré pour les site de l’agence à Bordeaux et Paris.

Vous avez une expérience de 5 ans minimum sur un poste stratégique équivalent.

Poste en CDI à pourvoir immédiatement.