Assistant(E) de Direction

✔ **Vos missions**:
Sous la responsabilité de la DGA Services techniques, l’Assistant(e) de Direction a pour missions de:
**1/ Assurer le secrétariat des deux DGA Services techniques et Aménagement & développement territorial**:

- **Accueil téléphonique et physique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire au bon interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, adapter son discours en fonction de l’interlocuteur**:

- **Organisation de la vie professionnelle : assurer la gestion des agendas et la prise de rendez-vous en fonction des priorités, élaborer des outils de suivi, rappeler les informations importantes et transmettre des messages, organiser les déplacements**:

- **Planification et organisation de réunions / rendez-vous : planifier et assurer le suivi des réunions, préparer et envoyer les ordres du jour, assurer la transmission des documents avant les réunions dans les délais impartis, prendre des notes et rédiger des comptes-rendus**:

- Gestion des rendez-vous annuels d’évaluation des directeurs de services : organisation des rendez-vous et des supports d’entretiens, suivi du déroulé du processus, relance si besoin, transmission des entretiens et archivages des copies
- Suivi des décisions et délibérations sous Webdelib
- Gestion des courriers et parapheurs
- **Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique divers : courriers, notes internes / externes, tableaux de bord**:

- **Tri, classement et archivage de documents**:

- **Commande de fournitures**

Afin d’assurer la continuité du service au niveau de la Direction Générale, vous travaillez en collaboration avec l’assistante de la DGS et de la DGA Ressources. Vous êtes amené(e) à assurer son remplacement occasionnellement (pendant ses congés notamment) sur les missions de premier niveau : accueil téléphonique, montage de réunions, orientation du courrier...

**2/ Assurer la gestion administrative et logistique des instances du Pôle Transition Écologique (TE) et du Pôle Solidarités (Exécutifs, Commissions)**:

- Lien direct avec la Présidente du Pôle TE et la Présidente du Pôle Solidarités pour l’organisation générale et la validation des documents diffusés (ordres du jour, comptes-rendus)
- Lien direct avec les directions de services et assistantes pour la préparation des ordres du jour (suivi des tableaux d’ordre du jour prévisionnels ) et la rédaction des comptes-rendus
- Organisation des Exécutifs TE et Solidarités (2 par mois chacun) : consolidation et rédaction des ordres du jour, relecture et transmission des notes, préparation des salles / visios
- Organisation des Commissions TE et Solidarités (1 par mois chacun) : consolidation et rédaction des ordres du jour, relecture et transmission des notes, préparation des salles / visios, consolidation des comptes-rendus, validation par les DGAs/VP, diffusion

Des relations ponctuelles avec les assistantes en charge des commissions Ressources & Moyens, des instances du Pôle Économie et du CA du CIAS sont à prévoir.

**3/ Assurer un soutien administratif et logistique à la Mission « Plan Intercommunal de Sauvegarde » (PICS) portée par la Direction Générale**:
Planifier et organiser des réunions / rendez-vous avec les différentes parties prenantes (Préfecture, communes ), établir des notes, comptes-rendus et actes administratifs
- Pour information, ce document réglementaire, à établir en lien avec les communes, doit être élaboré pour novembre 2026._

**4/ Participer à la vie du périmètre des 2 DGA (réunions, temps informels ) et de la collectivité**

✔ **Votre profil**:

- Bac à bac + 2 /+3
- Expérience sur un poste similaire serait un plus
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
- Maîtrise des outils informatique de bureautique : Libre Office, logiciels métiers, organisation de visio conférence Zoom
- Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Principes rédactionnels des notes et compte-rendus
- Capacité à travailler en autonomie et en transversalité
- Adaptabilité
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité
- Loyauté, fiabilité
- Capacité à prioriser

✔ Vos conditions de travail:
La rémunération

Rémunération selon conditions statutaires + RIFSEEP : 424 € brut mensuel et 1000 € brut annuel+ Complément de rémunération de 1655,66 €/an +Supplément familial de traitement

Participation aux frais de la complémentaire santé et d’un contrat de prévoyance (contrat prévoyance de groupe)

Comité des œuvres sociales et amicale du personnel (aide rentrée scolaire, aide aux vacances, réductions, voyages )

Remboursement des frais d’abonnement de transport en commun à hauteur de 75%

Carte tickets restaurants

Organisation du travail

Lieu de travail : Voiron
- Siège du Pays Voironnais

Base hebdomadaire : 36H00 - 6 jours de RTT

Poste éligible au télétravail jusqu’à 2 jours par semaine

Aménagement du temps de travail sur 4,5 jours par semaine ou par quinzaine 5 jours - 4 jours

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