Assistant de Direction

Missions:
3ème ville de la Métropole de Lyon avec 66 000 habitants, la ville de Vénissieux emploie 1350 agents permanents qui s'investissent au quotidien dans leurs missions de service public. Desservi par de grands axes ferroviaires, autoroutiers, périphérique, métro, bus et tramways, son territoire se distingue par le dynamisme de son tissu économique, la qualité de ses espaces verts (4 fleurs au label des villes fleuries) et les projets de renouvellement urbain qui accompagnent sa croissance démographique. Le projet municipal d'éducation populaire porte l'ambition d'un accès à l'éducation, au sport et à la culture au plus grand nombre, grâce à un réseau de services et d'équipements de qualité et de proximité maillant l'ensemble des quartiers.

Le secrétariat de Madame le Maire et de la Première adjointe est composé de 11 agents qui travaillent au quotidien en relation directe avec le Maire et jouent un rôle d'interface avec différents interlocuteurs (habitants, institutionnels, DGA, directeurs de service...).

Missions

En lien direct avec Madame le Maire, et sous l'autorité de la responsable du service, vous organisez et planifiez ses activités. Vous assurez la logistique associée ainsi que la rédaction de courriers et la gestion de dossiers.

Gestion de l’agenda de Madame le Maire:
Planifier les rendez-vous/réunions et mettre à jour l'agenda
Informer le Maire des initiatives prévues sur la commune
Optimiser son emploi du temps

Préparation de réunions, de rendez-vous, de déplacements:
Consulter les services concernés pour préparer des dossiers pour des réunions et exploiter les documents transmis
Effectuer un suivi des réunions
Gérer les billets de transports et anticiper les besoins en chauffeur

Accueil téléphonique, physique et rédaction de documents:
En relais de l’agent d’accueil, traiter de manière efficace l'accueil téléphonique et celui des visiteurs
Rédiger des courriers et cartons de remerciements
Mettre en forme les discours (définir protocole)

Intendance:
Vérifier les parapheurs et les courriers signés par le Maire
Assurer le classement et l’archivage de dossier
S’assurer du bon fonctionnement des équipements informatiques
Assurer la commande de plateaux repas, des fournitures de bureau

Fonction de régisseur d’avances (frais de mission du Maire):
Établir des bordereaux de dépenses
Assurer le versement des pièces justificatives permettant le remboursement des dépenses

Autres missions pouvant être demandées:
Assurer la continuité de service du secrétariat du Maire et de la première adjointe
Gérer le courrier entrant, les invitations
Envoyer des communiqués ou déclarations à la presse

Caractéristiques du poste

Lieu de travail : Hôtel de Ville

Informations complémentaires : Respect des obligations de loyauté, de discrétion et de confidentialité. Pouvoir se rendre disponible en fonction des urgences à gérer. Multiples sollicitations et amplitude horaire variable.

Rémunération : Traitement indiciaire, Régime indemnitaire, 13ème mois

Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 50% des abonnements aux réseaux de transports publics.

Profil:
Formation

Bac + 2 souhaité dans le domaine du secrétariat / assistanat de direction
Compétences et qualités

Maîtriser les techniques de secrétariat (capacités rédactionnelles, accueil téléphonique)
Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Access (notions), Powerpoint, messagerie électronique, Internet et réseaux sociaux )
Avoir une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Avoir des notions de comptabilité
Être capable de prioriser l’urgence
Avoir l'esprit d’équipe
Faire preuve d'aisance relationnelle, de capacités d'adaptation, organisation
Être polyvalent(e), disponible

Destinataire:
Pour tout renseignement, s'adresser auprès de Madame Gislaine RUBIO au
04.72.21.44.44