Assistant(E) de Direction

**Société**:
L’EPSM Sud-Bretagne
- CH Charcot, spécialisé en psychiatrie, étend son action sur la partie ouest du Morbihan. Organisé en quatre secteurs (trois pour adultes et un pour enfants), ses interventions vont de l'hospitalisation complète à I' hospitalisation partielle, de la consultation aux visites à domicile ou en institution

L’EPSM emploie près de 900 personnes, son budget annuel est de l'ordre de 46 millions d'euros et il prend en soins environ 10 000 patients par an.

**Mission**:
**Définition générale de la fonction**

L’assistante de direction reçoit les appels téléphoniques à destination du directeur des ressources humaines et assure leur orientation.

Elle assure l’accueil physique des personnes qui se présentent au service, les renseigne ou les dirige auprès de l’interlocuteur habilité à les recevoir.

Elle trie et diffuse le courrier reçu à la direction des ressources humaines après visa du directeur des ressources humaines.

Elle organise le traitement et la circulation de l’information et des documents liés au service de la DRH.

Elle assure le secrétariat du directeur des ressources humaines dans le cadre des missions qui lui sont dévolues

Elle assure le suivi des personnels recrutés sous contrat PEC, des services civiques, des contrats d’apprentissages, travaux d’intérêts généraux.

Elle suit les dossiers des 2 Accueillants Familiaux Thérapeutiques, organise les concours, s’assure du suivi des grèves et heures syndicales.

**Missions et responsabilités**:
**_ 1. Activités du secrétariat :_**
- Gestion et traitement des courriers
- Recevoir, filtre et orienter les appels téléphoniques
- Prise de rendez-vous sollicités auprès du directeur des ressources humaines et préparation des dossiers correspondants
- Attestations diverses
- Rédaction et diffusion de notes d’information et de service
- Rédaction de courriers et de décisions : demandes d’emplois, concours, distinctions.
- Tri, classement
- Affichages réglementaires : décisions, avis des instances, avis de concours

**_ 2. Suivi des contrats Parcours Emploi Compétences et des dossiers Accueillants Familiaux Thérapeutiques :_**
- _suivi des personnels recrutés sous contrat PEC (recrutement, renouvellement, formation, relation avec Pôle Emploi et la Mission Locale), des services civiques, des contrats d’apprentissages, travaux d’intérêts généraux._
- S_uivi des dossiers AFT, gestion de la paie en lien avec le planning transmis par le cadre._
- _Suivi des demandes de stage (hors soins)_

**3.** **_Organisation, préparation et classement des dossiers et des documents relatifs aux instances_**

**_ _**CTE - CHSCT

**_ 4. Gestion des concours avec l’Attaché d’Administration Hospitalière du service des ressources humaines_**

**_ _**5.** **_Gestion des grèves et heures syndicale_**
- _Note de service,_**_ _**Remontée des informations de suivi de la grève
- _Vérification et saisie des heures syndicales_

**_6. Gestion des stocks et fournitures administratives_**

**_ _**:

- Centraliser les besoins en matériel et fourniture du service

**7.** **_Mise à jour du livret d’accueil du personnel_**

**Profil**:
**Qualités requises**

**_ Formation spécifique - titres et diplômes ou/et qualifications requises_**

Minimum de niveau 4 dans la spécialité « assistante de direction » ou expérience professionnelle significative

Bureautique et techniques de gestion : maîtrise des logiciels Excel, Word, Powerpoint - Messagerie interne et externe

Une connaissance du statut des personnels de la Fonction Publique Hospitalière serait un plus.

**_
Qualités / compétences personnelles requises_**
- Organisation, méthode et rigueur,
- Discrétion,
- Qualités relationnelles,
- Qualités rédactionnelles,
- Disponibilité.

**Contraintes du poste**

Le poste est organisé sur la base d’une quotité de travail à temps plein, en référence avec le cadre d’organisation du travail en vigueur, pour les personnels à repos fixes (du lundi au vendredi). Base horaire de 7h30 (15 jours de RTT)