Assistant(E) Du Directeur Général Et Des Elus

POSTE A TEMPS NON COMPLET - 28 h HEBDOMADAIRES

Assistance administrative du D.G.S:

- Assister le DGS dans la rédaction des courriers, des arrêtés et des délibérations,
- Constitution et préparation de dossiers - réalisation de mailing,
- Assurer la gestion des demandes de réservation de la salle de réunion,
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations,
- Tenir à jour des bases de données (notamment suivi des demandes des administrés),
- Superviser la procédure d’enregistrement et de dispatching du courrier arrivé,
- Tenir à jour les registres communaux,
- Télétransmettre les actes au contrôle de légalité et assurer leur publication
- Rédaction d’arrêtés, décisions, projets de délibération
- Assistance administrative des élus:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique pour le compte des élus,
- Planifier l’agenda du maire, gérer les astreintes des élus,
- Assurer l’organisation matérielle des rendez-vous, réunions et déplacements,
- Apporter une assistance aux élus dans la préparation de leurs réunions ou rendez-vous (organisation des réunions transversales)
- Gestion et suivi des instances municipales:

- Préparation et suivi des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal, commissions).
- Etablir une programmation annuelle des instances municipales.
- Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, en lien avec la direction générale.
- Recueil, relecture et mise en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations.
- Préparation et transmission des dossiers destinés aux élus et à l’administration.
- Préparation des convocations des élus aux instances.
- Participation occasionnelle au Conseil municipal et au bureau municipal et aux commissions.
- Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte-rendu de la séance du Conseil municipal.
- Diffusion des délibérations du Conseil municipal et des décisions du Maire.
- Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture et publication
- Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
- Mise en œuvre des décisions en lien avec les DGS et directeurs concernés.
- Gestion du protocole : planification/coordination des cérémonies officielles
- Planification des cérémonies officielles (et lien avec le service festivités pour l’organisation logistique), en lien avec les élus, les autorités et les services communaux
- Lien avec le service de police municipale pour assurer la sécurité et le maintien de l’ordre public pendant les évènements
- Déclaration auprès des autorités compétentes (débit de boissons )
- Présence lors de certaines cérémonies
- Suivi budgétaire des cérémonies (Etablissement du budget prévisionnel ; demande de devis, en lien le service comptabilité-finances et l’élue référente

Appui au poste de Chargé de communication:
Participation aux actions de communications événementielles et de relations publiques (listing d’invités, envoi et suivi des invitations )

Après conception, commande et suivi de la fabrication de la papeterie (tête de lettre, cartes de visites, enveloppes, carnet de bon de commande, etc).

Assurer l’urgence du poste de communication en cas d’absence imprévue du chargé de communication

Type d'emploi : CDI

Rémunération : à partir de 20 620,00€ par an

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois
- Prime annuelle

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 02/12/2024