Chargé de Scolarité

Depuis 1875, l’Institut Catholique de Lille est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et du secteur sanitaire et médico-social, au nord de Paris. Héritier d’un riche patrimoine et porté par des valeurs chrétiennes et humanistes, il incarne une vision holistique de l’enseignement, de la recherche, de la santé et de l’action sociale.

Composé de 12 établissements d’enseignement, 6 unités de recherche et implanté sur 5 campus, il couvre l’ensemble des champs disciplinaires et propose 100 filières de formation. Pour nos 950 collaborateurs, travailler prend une nouvelle dimension : celle d’une aventure où chaque membre de notre équipe contribue à façonner l’avenir de l’enseignement et de la société. La diversité de nos activités implique une grande variété de métiers et d’emplois, reposant sur des compétences, expertises et savoir-faire spécifiques.

**Description du poste**:
Dans le cadre d'un remplacement nous recrutons, pour l’Ecole des Sciences et de la Société (ESSLIL), un(e) chargé(e) de scolarité en CDI à temps plein, poste à pourvoir dès que possible.

**Missions**

Vos missions seront les suivantes:
**Accueil et interface avec l’extérieur**
- Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un enseignant, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
- Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes. Recevoir le cas échéant les parents avec la même préoccupation.
- Recevoir les enseignants pour tous les aspects logistiques et académiques (plannings, sujets examens, réception notes).

**Lien et suivi des étudiants**
- Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques ;
- Assurer le suivi des étudiants et alerter le responsable pédagogique en cas de difficulté. Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques afin que les étudiants soient suivis au plus près de leurs besoins (absences, notes, difficultés particulières).
- Transmettre/diffuser les informations liées à leurs formations via l’outil dédié.
- Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants (réunion de délégués, bilan de promotions, consultation des copies, réunion parent, etc.).

**Gestion administrative des Etudes**
- Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.) ; notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site AGORA, les afficher aux endroits prévus à cet effet, les transmettre par mail. Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des mails, courriers, etc. ; notamment, réceptionner les copies corrigées et les notes, saisir et traiter les informations.
- Encoder les maquettes pédagogiques sur l’outil dédié et affecter les enseignants aux cours. Diffuser.
- Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l’outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
- Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
- Gérer l’ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
- Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
- Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
- Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
- Organiser l’information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.
- Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l’année d’étude supérieure ou le redoublement.
- Transmettre les résultats d’examens aux universités partenaires. Vérifier la cohérence entre les fichiers des universités partenaires et les fichiers d’étudiants de la faculté afin d’éviter des erreurs dans la délivrance des diplômes. Réceptionner, vérifier et distribuer les diplômes.
- Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études (relevés des notes, évaluation, etc.).
- Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs et dossiers étudiants.
- De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d’une ou plusieurs filières de formation.
- Assurer un report