Gestionnaire de Scolarité

**À propos de nous**:
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

**Mission**:
Sous l'autorité du chef de service, l'agent devra contribuer au bon fonctionnement des services d'accueil, de scolarité (plannings, examens, PV, diplômes, bourses...)

assurer le suivi et la gestion administrative des dossiers des usagers et des enseignants.

Il participe également et de manière générale au traitement des demandes du public, interne (usagers et collaborateurs)

et externe (partenaires).

Cette mission s'exerce à l'IPAG, au sein du service scolarité.

Activités principales:
Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants

Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection

Organiser les examens, jurys de délibération, les commissions de sélection dans le respect des procédures en place

Mettre à disposition du responsable de scolarité et des responsables pédagogiques les informations relatives aux

formations ainsi qu'à leurs suivis (notamment s'agissant des apprentis et des CPT)

Mettre à jour tous les documents de rentrée (courriers, plaquettes, guides des études) sous la supervision du

responsable du service scolarité

Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants boursiers avec les moyens mis à disposition par l'établissement

Mettre en œuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, demande et mise en forme des

sujets, saisie des notes, préparation et participation aux délibérations).

Elaborer les plannings étudiants, assurer leur diffusion

Effectuer les réservations de salles de cours

Activités associées:
Assurer un relais sur les stages et apprentissages

Gérer les vacations enseignantes (service prévisionnel, ordres de mission, plannings, rémunération...)

Participer à la journée portes-ouvertes, forums ou salons

Procéder à l’archivage des documents liés au cursus des étudiants et aux examens

Gérer les aspects logistiques : réservation des locaux, du matériel...

**Profil**:
Compétences requises

Très bonne compréhension et bonne expression écrite et orale

Organisation générale et fonctionnement de l'établissement et de ses composantes

Bonne connaissance des maquettes des formations

Respecter la confidentialité des données

Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage

Savoir-faire opérationnels

Faire preuve d'organisation

Savoir hiérarchiser et prioriser

Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Faire preuve d'autonomie et d'initiative

Travailler dans des délais contraints

Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation

Savoir identifier et respecter les procédures administratives idoines

Utilisation de progiciels spécifiques (ADE, Apogée, OSE/Gestion des services enseignants, Vacpro, Evad)

Savoir-faire comportementaux

Avoir le sens de l'accueil et du service public, être à l'écoute

Faire preuve de réactivité

Travailler en équipe

Faire preuve d'impartialité

Savoir gérer les conflits

Savoir rendre compte

Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances

Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs le cas

échéant

Domaines de formation et expériences souhaitables

Logiciels de bureautique : Word - Excel

Progiciels UDL : Apogée, ADE, Ose, Vacpro, Evad