Assistant de Site

Chez Genvia, notre mission est d’accompagner les organisations internationales et l’industrie dans la transition énergétique, afin de leur permettre d’atteindre les objectifs de décarbonisation et de Net-Zéro à l’échelle mondiale. Nous sommes convaincus que l’hydrogène décarboné est une solution pérenne et vertueuse pour notre planète, notre quotidien et pour les prochaines générations. Au-delà de la vision, c’est bien la capacité de réalisation qui compte. C’est pourquoi nous recrutons des talents, à tout poste, qui adhèrent à cette vision et contribuent à la réussite de ce projet. Si vous aussi, vous souhaitez vous engager dans un projet: innovant et qui a du sens, qui permet d’apporter des réponses à la transition énergétique grâce à l’hydrogène décarboné, au sein d’une équipe bienveillante autant que performante, qui partage au quotidien un objectif commun, Alors rejoignez-nous A propos de Genvia Sous la responsabilité de l’assistant de Direction, l’assistant(e) de site assure le support administratif, logistique et organisationnel du site. Il/elle est l’interface entre la direction, les équipes opérationnelles, les services supports et les partenaires externes, afin de garantir la fluidité de l’information et la bonne organisation du site. Il/elle assiste le Chef de site pour optimiser la gestion de son activité (gestion des plannings, déplacements, réunions, accueil, notes de frais, etc.). MISSIONS: - Activités principales (par ordre de priorité) 1. Coordination et gestion des accès - Gérer les demandes d’accès au site (SLB, CEA, Genvia) pour les nouveaux arrivants, visiteurs internes et externes. - Assurer la coordination avec les services du site hébergeur. 2. Organisation logistique et administrative - Organiser les réunions, séminaires, événements internes et visites (plateaux repas, réservations de salles, transports, hôtels, etc.). - Préparer la logistique pour les déplacements professionnels via la plateforme de réservation. - Assurer la gestion du courrier, des commandes de fournitures, consommables et vérifier les livraisons. - Participer à l’accueil des visiteurs et VIP (préparation des badges, EPI, cafés/thés, etc.). 3. Support au Chef de site et à la direction - Gérer les agendas, déplacements, notes de frais et dossiers du Chef de site. - Préparer et organiser la documentation nécessaire pour les réunions, rapports et supports de communication. - Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus. - Assurer le suivi administratif et la mise à jour des documents (archivage, classement, numérisation). 4. Communication et coordination interne - Centraliser et diffuser les informations internes et externes, parfois confidentielles. - Gérer les boîtes mails génériques ("Assistants", "Genvia Info", "Egencia", "Orange"). - Tenir à jour le calendrier des activités du site ("Activity Calendar"). - Rédiger des procédures, instructions et modes opératoires pour le transfert de connaissances. 5. Soutien aux projets et événements - Participer à l’organisation d’événements internes : séminaires, audits techniques, revues de management, événements partenaires (Eden, éducation, industrie ). - Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents internes (procédures, vœux de nouvel an, bases de contacts Comex, etc.). - Appuyer le Chef de site dans les projets ponctuels (communication, affichage, assistance administrative). PROFIL: - Savoir-Faire - Expérience confirmée de 3 à 5 ans en assistanat ou coordination administrative - Maîtrise du français et anglais niveau B1/B2 minimum (notamment à l’oral, pour communication avec interlocuteurs étrangers : VIP, partenaires, auditeurs ). - Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs: - Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, Forms, Power BI) - Outils internes et ERP (Egencia, Lyreco, Apps de site ) - Canva, gestion de cartes de visite (papier / virtuelles) - Connaissance des méthodes de classement, d’archivage et des normes rédactionnelles. - Aisance dans la coordination logistique et la gestion de l’information - Savoir-Être - Compétences comportementales - Excellent sens relationnel et du service - Dynamisme, polyvalence et adaptabilité - Capacité d’anticipation et de résolution de problèmes - Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation - Discrétion et respect de la confidentialité - Esprit d’équipe et diplomatie - Attitude professionnelle, positive et souriante