Coordinateur Administration

** Description générale - Fonctions et responsabilités**

Dans un contexte de plus en plus complexe et contraignant, les besoins en coordination et en administration des projets n’ont cessé de croître.

Le Coordinateur Administration de Projets est responsable de l’administration des projets (événements externes) : de la préparation des documents permettant le montage du projet en passant par la rédaction des contrats jusqu’au suivi de la réalisation du projet afin de de garantir le respect des délais et de la réglementation.

Il a la responsabilité de l’archivage et de la traçabilité des projets en cas d’audit interne. Il doit dans ce cadre-là, alerter en cas de non-respect des règles de compliance et rappeler les bonnes pratiques.

Il contribue à l’optimisation et l’homogénéisation de la gestion opérationnelle et financière des projets en collaboration avec les différentes parties prenantes. Il est le point de contact privilégié entre le siège et le terrain afin de faciliter et fluidifier les échanges.

Il soutient le ou les managers dans l’administration des activités inhérentes au domaine d’activité. Il est amené à prendre en charge des activités/projets spécifiques et être force de proposition dans l’amélioration et la simplification des procédures ou méthodes de travail.

**Activités principales**

(Les activités ci-dessous sont génériques et font appel à des spécificités propres à chaque département et/ou direction et sont susceptibles de varier en fonction de l’organisation interne de la Direction/Département)

Pilotage de l’administration et logistique des projets (20% - 40%):
- Responsable de l’administration des projets (événements externes)
- Responsable de l’organisation de la logistique des événements externes en étroite collaboration avec les prestataires externes et Amex(transmission du brief, déclaration des prestataires, préparation et envoie des invitations et réalisation d’un retour d’expérience)
- Coordonne les projets afin de s’assurer que les délais réglementaires et le rétroplanning soient respectés
- Gère le suivi des contrats pour les projets, apporte un premier niveau de réponses sur les contrats
- Initie les points opérationnels avec les personnes en charge des projets afin de suivre les activités en cours, la planification des projets à venir et en rédige les comptes-rendus.
- En fonction des activités spécifiques de la direction, coordonne des projets internationaux, est point de contact de la maison-mère et des filiales internationales dans le cadre des GEMS & C2C

Responsable du suivi des engagements budgétaires (20%- 30%):
- Au sein de l’outil interne de gestion COMET, renseigne l’ensemble des informations liées à la création des fournisseurs et apporte des modifications si besoin
- Responsable du suivi des budgets des projets
- Facilitation des activités des équipes (10%-20%):
- Assiste les équipes dans leurs activités quotidiennes
- Assure l’organisation logistique des réunions d’équipe
- Facilite des interactions au sein de la direction
- Responsable du classement sous un format accessible à la Direction
- Suit l’intégration des nouveaux arrivants
- Fournit le matériel et les outils mis à disposition de la Direction
- Coordonne les interactions entre le siège et le terrain
- Responsable de l’amélioration continue des process existants ainsi que les méthodes de travail dans une optique de simplification des relations entre le siège et le terrain

Facilite les audits internes et amélioration continue des procédures internes(10%- 15%):
- Coordonne les audits internes
- Veille au respect et au maintien de la méthodologie de l’administration des projets

Participation à des projets spécifiques (5%-20%):

- Le coordinateur est amené à contribuer et/ou à conduire des projets spécifiques à son pôle/département ou en transversal dans l’entreprise. Il est force de proposition dans l’amélioration et la simplification des procédures ou méthodes de travail.

**Compétences et expériences requises**

Prérequis du poste:
- Diplôme / Formation : Bac +2 Attaché de Manager ou Bac+3 Licence Assistant de Gestion Administrative et Financière
- Expérience : 3 années d’expérience minium avec une première expérience en gestion de projet

Compétences et savoirs:
- Connaissance du cadre légal, déontologique (niveau maitrisé)
- Connaissance de notre environnement (à acquérir
- maitrisé)- Connaissance de nos outils internes et de nos procédures (à acquérir-niveau expertise)
- Gestion budgétaire (niveau maitrisé)
- Gestion de contrat (niveau maitrisé)
- Organisation de réunion interne (niveau maitrisé)
- Organisation d’évènements externes (niveau maitrisé)
- Planification et respect des délais (niveau maitrisé)
- Technique de classement et archivage (niveau expert)
- Création et suivi de tableaux de bord (niveau maitrisé)
- Pack office (niveau maitrisé)
- Utilisation des outils digitaux et collaboratifs (niveau maitrisé)
- Anglais professionnel (niveau intermédiaire à maitriser)
- Mise en œuvre d'une