Receptionist/administration Assistant

il y a 2 jours

Paris, France Addleshaw Goddard Temps plein

**PURPOSE OF THE ROLE**:
To act as the first point of contact for visitors and callers to the Paris office, carry out all reception / client meeting related duties and provide administrative support to the staff.

**Duties include**:

- Greeting clients and directing them to meeting rooms and informing host of arrival promptly
- Providing refreshments to clients and ensuring stock levels are maintained
- Ensuring that meeting room layouts appropriately match the meeting booked, including the opening up of rooms, layout of furniture and AV (media units etc)
- Assisting clients and visitors with requests for Wi-Fi codes, temporary access passes and photocopying/printing requirements
- Booking meeting rooms and working with the Room Reservations and Audio Visual teams in the UK to ensure video conferences are arranged in a timely manner
- Arranging couriers; checking and signing for deliveries
- Keeping the reception and client meeting rooms tidy
- Review and update the office telephone list on a regular basis
- Liaising with building management in order to obtain permanent access passes for new joiners, and where appropriate temporary access passes for visitors and to remove access for leavers
- Comprehensive document management support including photocopying, scanning, printing and binding
- Ongoing management of files and filing areas including creation, archiving and retrieval
- Travel bookings
- Organisation of client events in conjunction with the BD and Legal PA teams
- Providing general assistance to AG visitors to the office for both in-office needs and outside (reservations, travel, etc.)
- Provision of general administrative support, working with the Legal PAs as required, to ensure client deadlines are met
- Adheres to the firm's risk and compliance policies and procedures and raises any issues or queries promptly with the immediate line manager
- Successfully completes, on time, all compulsory firm training

**KNOWLEDGE, SKILLS AND EXPERIENCE REQUIRED (BESPOKE TO ROLE)**:

- Competent use of Microsoft Office
- One year's experience (or equivalent) gained within a customer facing role (experience in a hospitality environment would be a benefit)
- Willingness to work flexibly to meet client needs.
- Fluent, written and spoken, in both French and English

**MEET THE RECRUITER**:
**Laura Milne**

**Speak with Laura Milne:
+44 113 209 2385
**View Laura Milne's LinkedIn**:
**Salary**:Competitive**Location**:Paris**Vacancy Type**:Business Services Professionals**Business Area**:Procurement & Facilities**Contract Type**:Permanent**BENEFITS**

WEALTH & PROTECTION

LIFESTYLE

HEALTH & WELLBEING

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    Oleon recrute un (une) ASSISTANT / ASSISTANTE ADMINISTRATION DES VENTESà RUE DES RIVES DE L'OISE, BP VENETTECOMPIEGNE, 60200France Permanent contractWork in your elementChez Oleon, nous vous apportons une chimie naturelle. Ambitieux avec les deux pieds sur terre, c'est ce que nous sommes et c'est ainsi que nous continuerons à nous développer. Notre...

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    **Contexte**: Nous sommes un groupe familial propriétaire de plusieurs vignobles qui se situent en Bourgogne, en Provence et dans la Loire. Nous recherchons un Assistant Administration des Ventes Internationales et Nationales pour notre siège social situé à Paris. Nous proposons à la vente des vins très haut de gamme et mondialement...

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