Assistant(E) D'administration

L’Organisation internationale de la Francophonie regroupe 93 États et gouvernements (56 membres, 5 membres associés et 32 observateurs) répartis sur les cinq continents, rassemblés autour du partage d’une langue commune : le français. Consciente des liens que crée entre ses membres le partage de la langue française et de valeurs universelles, elle œuvre au service de la paix, de la coopération, de la solidarité et du développement durable.

**Titre du poste **:Assistant(e) d’administration

**Unité administrative **:Service du protocole et des déplacements (SPROD)

**Lieu d’affectation **:Paris, France

**Statut et grade : Emploi à recrutement local** / Niveau B, grade à partir de B4-1

**Durée de l’engagement **:3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois, possibilité de renouvellement en CDI à l’issue des 3 ans

**Traitement annuel de base **:A partir de 38 045 euros, selon l’expérience

**Autres avantages **:Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

**FONCTIONS PRINCIPALES**:
Au sein du Service du protocole et des déplacements (SPROD), sous l’autorité du/de la Cheffe de service, l’assistant(e) d’administration contribue à la conduite, la réalisation et au suivi des activités du service permettant l’atteinte des objectifs de l’OIF. Par ailleurs, il/elle appuie le travail administratif et opérationnel du/de la Chef(fe) de service.

A ce titre, et plus spécifiquement, l’assistant(e) d’administration prend en charge les missions suivantes:

- appuyer le/la Chef(fe) du SPROD dans la mise en œuvre et l’administration des activités du service, en assurant le respect du plan de travail et des objectifs définis ;
- participer au travail substantif du SPROD ;
- soutenir la planification et la coordination des activités et des évènements organisés par le service ;
- assurer le lien protocolaire avec les interlocuteurs internes et/ou externes et donner une information de premier niveau ;
- assurer la gestion des fichiers officiels de l’organisation ;
- appuyer la gestion administrative des déplacements professionnels, des privilèges et immunités, ainsi que le suivi administratif des dossiers, en s’assurant du respect des procédures internes ;
- organiser la relation avec les prestataires ;
- rédiger les comptes-rendus des réunions du service et assurer le suivi des recommandations ;
- contribuer activement au bon fonctionnement du service ;
- s’acquitter de toute autre tâche connexe confiée par le/la Chef(fe) du SPROD pour permettre son bon fonctionnement.

**Requirements**:
**CRITERES DE SELECTION**:

- être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l’Assistanat ou dans tout autre domaine en lien avec les tâches confiées ;
- avoir une expérience professionnelle pertinente d’au moins 3 ans en tant qu’Assistant(e) d'administration ou en lien avec la nature du poste ; idéalement au sein d’une organisation internationale ou d’une administration publique ;
- maitriser les techniques d’assistanat, de bureautique, de classement et d’archivage ;
- avoir une bonne connaissance de l’environnement institutionnel de l’OIF ;
- maîtriser les règles de déontologie et de confidentialité ;
- avoir une aptitude à travailler en équipe et dans l’urgence ;
- faire preuve de polyvalence, de flexibilité et d’organisation ;
- avoir une bonne maîtrise de la langue française ainsi que de bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;
- savoir évoluer dans un environnement interculturel ;
- maîtriser les outils informatiques courants (Word, Excel, internet ), et les logiciels spécifiques aux activités professionnelles (notamment le logiciel SAP).

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.