Assistant(E) de Direction Administratif

_**-->> Mission principale < > Responsabilités et tâches principales** ** Gestion de l’agenda et des priorités** - Organisation proactive de l’agenda de la direction, gestion des priorités et des imprévus. - Planification des réunions, conférences, déplacements (France / International). - Suivi des échéances stratégiques et alertes. ** Communication & interface** - Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, notes, comptes rendus, rapports confidentiels. - Interface avec les partenaires externes, institutionnels, fournisseurs, avocats, experts, etc. - Communication fluide avec les équipes internes (RH, finance, projets ). ** Suivi administratif et documentaire** - Gestion de dossiers confidentiels (juridiques, RH, financiers ). - Suivi et mise à jour de la documentation de direction (statuts, contrats, PV d’AG ). - Classement numérique et archivage structuré. - Préparation de présentations, tableaux de bord ou reporting pour les réunions de direction. ** Support RH / Gestion de personnel** - Appui à la préparation des dossiers du personnel (recrutements, formations, entretiens ). - Suivi de l’agenda social (CE, entretiens, obligations réglementaires). - Communication avec les prestataires RH et les administrations. ** Suivi budgétaire et gestion financière** - Appui à la saisie ou au contrôle de notes de frais, factures, bons de commande. - Préparation de budgets prévisionnels pour les projets de direction. - Appui ponctuel à la gestion de trésorerie ou de tableaux de bord financiers. ** Gestion des achats (en lien avec la présidence et la logistique)** - Suivi et gestion des achats courants et stratégiques en lien avec le Président et le service logistique. - Élaboration et mise à jour de la base fournisseurs. - Préparation des demandes de devis, suivi des commandes et des livraisons. - Vérification de la conformité des factures fournisseurs et relance si besoin. - Participation à la négociation tarifaire avec les prestataires et partenaires. - Collaboration étroite avec le service logistique pour le suivi des besoins internes (matériel, consommables, équipements techniques, etc.). - Veille sur les opportunités d’optimisation des coûts et des conditions d’achat. ** Gestion de la flotte automobile** - Suivi administratif de la flotte (contrats de location, assurance, cartes carburant, sinistres ). - Commandes et renouvellements des véhicules, en lien avec les fournisseurs. - Organisation de la maintenance, contrôles techniques, suivi kilométrique. - Suivi des coûts liés à la mobilité et élaboration de tableaux de bord. ** Organisation d’évènements / déplacements** - Organisation de séminaires, événements internes ou réceptions institutionnelles. - Réservations, logistique, coordination des prestataires, suivi des coûts. **-->> Compétences requises** **_**Techniques**:_ - Maîtrise des outils bureautiques (Office 365, Google Workspace). - Aisance avec les outils de gestion de projet, CRM ou logiciels d’achat/logistique. - Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse. - Maîtrise des fondamentaux en gestion d’achats et suivi logistique. **_**Comportementales**:_ - Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion. - Capacité à prioriser, à anticiper et à gérer la pression. - Rigueur, fiabilité et autonomie dans le suivi des responsabilités. - Qualités relationnelles affirmées et esprit de collaboration. ** Profil recherché** - Bac+2/3 minimum (type BTS Assistante de direction, licence pro, DUT GACO ou équivalent). - Expérience confirmée de **5 ans** dans une fonction similaire incluant coordination direction/achats/logistique. - Anglais professionnel apprécié (selon le secteur d’activité). ** Conditions particulières** - Flexibilité horaire selon l’activité de la direction. - Déplacements ponctuels possibles. - Confidentialité requise sur les dossiers traités. Si vous êtes intéressez n'hésiter pas à postuler nous manquerons pas de vous rappeler pour un éventuel entretien. Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : à partir de 2 033,00€ par mois Avantages: - Prise en charge du transport quotidien Formation: - Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel) Expérience: - Assistant de direction h/f ou similaire: 3 ans (Optionnel) Langue: - Anglais (Optionnel) Lieu du poste : En présentiel Date de début prévue : 02/06/2025