Assistente Administrativo

Cidade Agen Atividade Limpeza e multisserviços **Função**: Suporte administrativo Tipo de contrato CDD Horário de trabalho Tempo integral Remuneração **Descrição da oferta**: Sua missão Estamos recrutando para a filial de Agen: Assistente administrativo Reportando-se ao gerente da filial, suas principais tarefas serão: - Secretaria: - Receber e informar contatos internos e externos - Receber chamadas telefônicas: encaminhar a chamada para a pessoa certa, receber mensagens e distribuí-las em tempo hábil, fornecendo um primeiro nível de informações - Tratar de correspondência recebida e enviada - Organizar e coordenar agendas, organizar reuniões e compromissos e preparar os documentos necessários para que eles ocorram sem problemas - Elaborar atas e arquivos a partir de anotações feitas em reuniões - Lidar confidencialmente com informações "sensíveis" com vários contatos - Identificar os contatos relevantes de acordo com os arquivos - Formatar documentos - Editar e fotocopiar documentos - Antecipar e organizar viagens: Reserva de hotéis e transporte, elaboração de ordens de viagem, compromissos, roteiro - Execução de quaisquer tarefas ou atribuições solicitadas por um gerente. - Gerenciamento administrativo e de vendas: - Configuração de um sistema de arquivamento acessível - Arquivamento e arquivamento de documentos impressos e eletrônicos de acordo com os padrões atuais - Configuração e atualização do banco de dados de clientes/prospectos - Configuração e monitoramento do referenciamento de todos os contratos de clientes - Pesquisa de informações e documentos para montar arquivos adaptados a um alvo específico - Processamento de cotações e convites para licitação - Centralização do gerenciamento de estoques e pedidos Monitoramento de orçamento e faturamento: - Realizar operações contábeis (provisões, despesas, conciliações bancárias, etc.) - Fazer pedidos, codificar e inserir faturas de fornecedores e encaminhá-las aos departamentos relevantes - Validar com a equipe de operações e inserir dados de faturamento do local - Garantir o acompanhamento administrativo de contratos e pagamentos de clientes (lembretes, revisões de preços, etc.) - Criar e inserir o refaturamento interno - Verificar ordens de serviço e faturas Seus ativos Com um bom conhecimento de ferramentas de TI, você é reconhecido por seu rigor, sua capacidade de trabalhar em equipe e sua autonomia. Você se sente à vontade para trabalhar com números e tem sólidas habilidades interpessoais. Você tem uma qualificação do tipo BTS em administração e tem 3 anos de experiência bem-sucedida em um cargo semelhante. Você é conhecido por seu comprometimento e dedicação. Você é um bom ouvinte e paciente. Seu rigor e sua capacidade de gerenciar prioridades significam que você consegue cumprir prazos. Você é capaz de exercer discrição e confidencialidade. Você tem boas habilidades interpessoais, é capaz de se organizar e trabalhar de forma independente e em equipe. Então este é o trabalho para você "A Onet está comprometida com a diversidade e a deficiência há muitos anos. A Onet recruta e reconhece todos os talentos". Fazer parte da Onet também significa aderir aos valores de escuta, respeito e ousadia, que são a base do nosso grupo e orientam nossas ações diariamente. **Nosso negócio**: A Onet, um grupo familiar francês fundado em 1860, é uma empresa internacional de engenharia e serviços. Seus mais de 70.000 funcionários trabalham todos os dias para ajudar a criar ambientes cada vez mais saudáveis, seguros e confiáveis. Mais sobre a Onet