Assistant Administratif Du Service Culturel Et Du Conservatoire

**Descriptif et missions**: Au sein du Centre Culturel Malesherbes, placé(e) sous l"autorité du Directeur adjoint des Affaires culturelles - secteur Culture-Conservatoire - et de l"Administrateur, vous assurez le secrétariat administratif ainsi que la gestion des dossiers. Vos principales missions seront les suivantes: 1.Assurer la gestion administrative transversale en lien avec l"administrateur - Effectuer les demandes de devis, les saisies de bons de commande et suivi de la facturation - Etablir les feuilles de route des artistes et organiser leur accueil sur site - Etablir au besoin les factures liées à l"activité de la direction 2. Assurer des missions de régisseur recettes et dépenses - Effectuer les achats de catering et aux besoins de la programmation 3. Gérer les plannings d"occupation des locaux du Centre Culturel Malesherbes - Suivre et mettre à jour le planning général de la programmation - suivre et mettre à jour le planning des loges et locaux annexes du centre culturel - suivre et mettre à jour le planning quotidien d"occupation des salles de cours et des lieux de diffusion 4. Gestion des DPAE et GUSO - Effectuer les déclarations et contrats en lien avec l"administrateur - Effectuer les paiements via le GUSO 5. Gestion de l"accueil des compagnies - Organiser l"accueil des compagnies sur site - Effectuer les réservations d"hôtel et piloter la restauration sur site 6. Assurer les missions de secrétariat spécifiques au Conservatoire - Suivre l"organisation des interventions musicales scolaires - Suivre l"organisation des examens : établir les listes des élèves, les convocations inhérentes (élèves et jurys extérieur) - Effectuer le suivi des dossiers administratifs des jurys des concours du Conservatoire - Etablir les contrats de location en lien avec le régisseur d"orchestre et professeurs - Etablir et envoyer les attestations de scolarités - Contrôler les règlements et encaissements des frais d"inscription et des locations d"instruments - Etablir les relances des règlements - Etablir les formulaires de recouvrement - Suivre et mettre à jour les fichiers administratifs des familles des élèves, des professeurs et des intervenants du Conservatoire - Saisir et envoi des mails d"information aux familles des élèves du Conservatoire - Prendre en charge le classement et l"archivage des dossiers Vous serez également en charge de: - Accueil, billetterie ou orientation des publics lors des évènements Culture - Conservatoire - Suivre scrupuleusement les procédures - Travailler en transversalité avec les différentes équipes Référence de l'offre : 8rwa22eamd **Profil recherché**: SAVOIRS - Connaissance des outils bureautique (Word, Excel) - Connaissance du logiciel IMUSE, CIRIL, MANTY SAVOIRS-FAIRE - Bon niveau d"orthographe et d"expression orale. - Capacité à transmettre les informations et à rendre compte. SAVOIRS-ETRE - Apprécier l"environnement d"un Etablissement d"Enseignement Artistique dans le domaine musical et théâtrale - Sens du service public (élèves, parents, professeurs) - Rigueur et organisation - Capacité d"adaptation - Disponibilité - Esprit d"équipe - Discrétion professionnelle - Bonne mémoire FORMATIONS ET QUALIFICATIONS NECESSAIRES - Bac professionnel gestion administration - Connaissance du fonctionnement d"une collectivité territoriale - Connaissance de l"environnement des milieux culturels et de l"enseignement artistique Rémunération et avantages: Statutaire - Régime indemnitaire - prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) - Participation mutuelle et prévoyance - Politique dynamique en matière de formation - Collectivité adhérente au CNAS - Amicale du personnel - Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun - Dispositif Santé Vous Bien (programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne) Temps de travail : 39h10/semaine Congés : 25 jours de congés annuels / 22 RTT / 2 HP => Poste ouvert au cadre d"emplois adjoint administratif technique par voie de mutation, détachement ou contractuelle (CDD de 12 mois/renouvelable), à pourvoir dès que possible. **Avantages liés au poste**: **Avantages collectifs au travail**: **Description de la collectivité**: Citée du Cheval (23665 hab), bordée par la Seine et la forêt, la Ville de Maisons-Laffitte, située à 15 minutes en RER de Paris, offre aux habitants un cadre de vie préservé grâce à ses nombreux espaces naturels et son urbanisme maîtrisé.