Secrétaire (H/F) en Clinique Animaux de Compagnie

VetAgro Sup est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l’agriculture et de l’alimentation. Reconnu comme pôle d’excellence, il a pour objectif principal de former des ingénieur(e)s agronomes, des docteur(e)s vétérinaires et des inspecteur(rice)s de santé publique vétérinaire. Il contribue à la production de connaissances scientifiques pour le maintien et le développement de la santé globale de l’Homme, des animaux, des végétaux et de leur environnement.

VetAgro Sup comprend 1200 étudiant-es, 615 personnels (dont les enseignant(e)s/chercheur(se)s) et s’investit dans 12 unités de recherche. L’établissement est membre de l’Université de Lyon, de l’Université Clermont Auvergne et Associés, du CHEL[s] et d’Agreenium.

L’institut est implanté sur la région Auvergne-Rhône-Alpes et compte deux sites : le campus vétérinaire à Marcy-L’étoile (69) et le campus agronomique à Lempdes (63).

VetAgro Sup est accrédité par les instances d’évaluation de l’enseignement vétérinaire, européenne (AEEEV) et américaine (AVMA). L’établissement s’inscrit ainsi dans une démarche d’amélioration permanente notamment en développant les différentes spécialités représentées, mais aussi en veillant à la qualité de ses infrastructures et équipements.

Le Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire est ainsi à la fois **plateforme pédagogique pour la formation des étudiants vétérinaires aux sciences cliniques** et **structure hospitalière de haut niveau pour animaux** ouvert au public.

L’ensemble des équipes du CHUV est composé de près de 80 enseignants-chercheurs, praticiens hospitaliers et résidents, mais aussi d’internes, de techniciens en santé animale, d’animaliers et de personnels administratifs. Le CHUV offre une très large gamme de soins et s’appuie notamment sur un panel important et diversifié de spécialistes.

Le poste est situé à l’accueil de la clinique des animaux de compagnie au sein d’une équipe de 5 personnes.

Le ou la secrétaire aura en charge **le secrétariat médical dans sa globalité ainsi que l’encaissement des paiements.**

**Pour le secrétariat médical**:

- Accueil téléphonique et physique des clients (renseignements et prise de rendez-vous),
- Enregistrement des entrées,
- Saisie sur informatique de la fiche client, et des premiers actes en facturation,
- Remise du dossier à l’étudiant responsable du cas clinique en lui communiquant les informations, les difficultés, conditions particulières de consultation et / ou d’interventions,
- Validation des actes médicaux facturés sur le dossier avant le passage en caisse : vérifier les actes avec l’étudiant, le devis, les examens complémentaires notés dans le compte-rendu clinique ,
- Classement des dossiers et archivage,
- Gestion des différents messages reçus sur les différents supports (téléphone et mail) et transmettre l’information au service concerné dans les meilleurs délais,
- Enregistrement dans le logiciel dédié des plannings d’activité des différentes disciplines cliniques.

**Pour les encaissements**:

- Vérification de la concordance des données entre la facture et le dossier de l’animal,
- Impression de la facture et encaisser les sommes correspondantes aux factures (en chèque ou CB uniquement - pas de gestion d’espèces).

**Champs relationnels**:

- Travail en équipe mixte : collègues, clients, étudiants.

**Savoirs**:

- Maîtriser les techniques d’accueil, de la communication écrite et orale,
- Savoir décrypter et reformuler une demande,
- Maitriser les outils bureautiques notamment Word et Excel et la messagerie.

**Savoir-Etre**:

- Savoir adapter son comportement aux différents types d’interlocuteurs,
- Rigueur, fiabilité,
- Être bien organisé,
- Goût du contact, aisance relationnelle, écoute,
- Réactivité,
- Sens de la confidentialité,
- Maîtrise de soi,
- Capacités d’adaptation.

**Détails**:
Poste de catégorie B.

Temps plein.

Ouvert aux fonctionnaires / Ouvert aux contractuels en CDD.

Rémunération à partir de 1746€ brut, en fonction de l'expérience.

Poste basé à Marcy-l'Etoile.