Secretaire Medical

**Le poste**:

- **ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL**
- Secrétariat UTIC au 6ème étage de l’hôpital cardiologique
- 2 bureaux - 2 Assistantes Médico-administratives - 1 Adjointe Administrative
- Travail en collaboration avec deux autres AMA (secrétariat des greffes et secrétariat consultations)
- **MISSIONS**
- Accueillir et renseigner les patients, familles et
- Planifier les activités : convocation et reporting des RDV hospitalisations dans agendas dédiés.
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier
- Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.
- **ACTIVITES**
- Accueil
- Accueil téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients).
- Prise de RDV de consultations en adéquation avec les plannings de l’équipe médicale / service (Dx Planning).
- Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative
- Gestion des agendas (hospitalisations de semaine, hospitalisations de jour)
- Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l’information à l’équipe pluridisciplinaire
- Gestion et tri du courrier destiné à l’équipe médicale
- Fonctionnement en binôme lorsqu’absence du poste des hospitalisations par le poste des consultations
- Gestion et suivi des éléments du dossier patient
- Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identito-vigilance
- Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire relatif s aux patients transplantés et assistés cardiaques
- Archivage numérique(en tenant compte de la règlementation des archives médicales)
- Gestion de l’interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité
- Saisie, mise en f orme de documents relatif s aux hospitalisations
- Traitement des courriers d’hospitalisations
- Gestion des certificats médicaux, ordonnances div erses en collaboration avec l’équipe médicale
- Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance
- Remise des protocoles pour programmation des hospitalisations à la cellule parcours
- **ACTIVITES SPECIFIQUES**

Tutorat : accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels ) Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l’activité

contact : C. HERVE Coordinatrice des Secrétariats Médicaux 05 57 65 62 14

**Profil recherché**:
**Compétences techniques**:

- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Word, Dx-Care, Dx-Planning, Spark, Excel, OPERA)
- Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de div erses natures
- Rédiger et mettre en f orme des notes, documents relatif s à son domaine de compétences

**Compétences organisationnelles**:

- Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
- Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
- Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service, de l’unité, de l’établissement
- S’investir dans les projets de l’unité /de l’établissement
- Accueillir, encadrer et accompagner des agents, stagiaires, nouveaux professionnels, tutorat

**Compétences relationnelles**:

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical
- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel