Assistant(E) de Projet

Arcade Tertiaire, groupe ID SEARCH, est spécialisée dans le recrutement de personnel non-cadre et cadre sur des contrats en CDI, CDD ou mission d'intérim.

Présent depuis plus de 15 ans sur le marché du recrutement, notre équipe est experte sur les métiers de l'Assistanat, des Ressources Humaines, du Juridique et de l’ADV / Supply-Chain. Nos collaborateurs mettent tout en œuvre pour évaluer avec pertinence les compétences et aptitudes recherchées.

Notre client, spécialisé dans le développement de projets au niveau international, recherche dans le cadre d'une mission d'intérim de 1 mois (potentiellement renouvelable):
1 Assistant(e) de projet (H/F)

Rémunération : 30 000€ brut annuel

Localisation : Paris 75005

Missions:
Sous la supervision du Directeur du département, de son adjoint ainsi que du Responsable de pôle, le/la Assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financier, juridique et administratifs, les efforts en cours en vue d’accompagner la mise en œuvre des différents projets constitutifs du portefeuille de l’unité Sécurité Maritime. Au sein d’une unité de gestion fonctionnelle, il/elle travaillera aux côtés des chargés de projets techniques et opérationnels et des assistants de projets afin de répondre à leurs besoins opérationnels et les appuyer sur tout les volets financier et contractuel avec les experts et prestataire mobilisées dans le cadre des projets, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition, pour les différents projets du pôle.

Principales missions:
Volet contractuel:

- Appuyer l’ensemble de l’unité dans l’ensemble du processus de contractualisation : de la rédaction des contrats et des pièces de procédures à la signature et l’archivage des contrats (Dossier de Consultation des Entreprises, Contrat, PV de contractualisation, grille de sélections, circuit de signatures, archivages des pièces )
- Intervient à différentes étapes de la procédure de consultation et contractualisation (Mise en ligne des offres sur les plateformes dédiées, enregistrements des dossiers dans l’ERP, archivages des pièces, tenue à jour des outils de suivi (plan de passation de marchés, tableaux de suivi de l’exécution de contrats.)
- Négociation des contrats simples avec les co-contractants (- 40 000 €) et suivi de l’exécution de ces contrats
- Participe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuel
- Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC )
- Réalise la procédure de Due Diligence
- Appui au suivi administratif RH (formulaire de publication, contractualisation, avenants, rupture de contrat, gestion congés ) ;
Volet financier:

- Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement
- Renseigne dans le logiciel Atlas les Bons à Payer
- Archive les pièces comptables et les BAP
- Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables
- En collaboration avec les chargés de projet, renseigne les lignes budgétaires des dépenses dans Atlas
- Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie
- Renseigne le journal de dépenses et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc.)
- Procède au suivi des avances
- Réconcilie le journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle
- Participe aux exercices de clôtures comptables
- Apporte un appui dans la préparation des audits
- Apporte un soutien technique aux comptables terrain et aux assistants de projet qui passent des BAP
- Suit les demandes de trésorerie des comptables terrain
- Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain
- Rédige des notes méthodologiques pour assurer une facturation en bonne et due forme de nos prestataires / experts
- Vérifie les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions

Profil:
Vous êtes titulaire d'un Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 type gestion
Vous disposez d'une très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
Vous avez une compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages
(plateforme etc )
Vous êtes êtes méthodique & organisé.e
Vous avez une capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
Vous disposez d'une certaine réactivité face à aux urgences
Vous savez gérer les priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
Vous disposez d'une certaine disponibilité et d'un sens du service
Vus avez une aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe)
Vous maitrisez l’anglais à l’écrit et à l’oral
Enfin, vous avez une capa