Responsable Des Services Généraux

**Périmètres et sites**: Union Française de la Bijouterie, Joaillerie, Orfèvrerie des Pierres et des Perles, Haute Ecole de Joaillerie (HEJ Paris et Territoires) et LFG.

La HEJ est située à Paris 58 rue du Louvre - 75002 et dispose de 2 annexes (38 rue du Louvre-75002 et 52 rue La Fayette-75009).

Elle est également installée à Aix en Provence et Lyon.

**Fonction**: Sous l’autorité de la Présidence de l’Union BJOP et en relation avec la direction générale et opérationnelle de la HEJ, le responsable des services généraux a pour principales missions et de manière non exhaustive:
**I - Missions Opérationnelles**

**Pour l’ensemble des sites**:

- Respecter les mesures exigées par les commissions de sécurité et veiller à leur mise en œuvre (maintenance du SSI, verrouillage des issues de secours, gestion de la bonne utilisation des extincteurs et des moyens de secours, etc.) dans une démarche de prévention des risques professionnels
- Participation à la tenue des registres de sécurité et de tous les dossiers des bureaux de contrôle
- Aménager les salles de classe en fonction des besoins en formation et les locaux de l’Union BJOP en fonction des évènements et des demandes
- Organiser les transports de matériel vers les salons professionnels
- Assurer le suivi auprès des prestataires en cas de travaux (devis, facture, suivi, réception de travaux, clôture).
- Assurer la veille réglementaire en matière de normes énergétiques et suivre les consommations (Décret tertiaire -plateforme OPERAT..)
- Gérer les alarmes intrusion et incendie et mettre en place des procédures, assurer les exercices d’évacuation, de confinement etc.
- Gérer les demandes de matériels, de matière d’œuvre et de l’outillage avec le ou les formateurs.
- Mettre en place un planning d’intervention et veiller à son respect
- Gérer les clés d’accès aux bureaux, salle de cours du site principal et des annexes
- Gérer le matériel nécessaire à l’exercice des missions des différents services
- Assurer le suivi et la mise en œuvre des dispositions du plan VIGIPIRATE
- Mettre en place et suivre le cahier des charges pour l'entretien et la maintenance des bâtiments.
- Faire effectuer les réparations, travaux de plomberie, de menuiserie, d'électricité, de peinture, de maintenance
- Faire remonter les insatisfactions des élèves et participer au comité de pilotage de la Qualité (ISO 9001 et Qualiopi ).
- Faire des reportings réguliers auprès de la présidence de l’Union Française BJOP et de la Direction Générale et opérationnelle de la HEJ

**Avec l’équipes de ménage**:

- Piloter l’équipe interne d’entretien
- Suivre les entreprises qui interviennent sur les locaux (rangement cuisine et cave, hygiène etc ) et signer les bons d’intervention

**En relation étroite avec la direction administrative et financière**:
Suivre et gérer les commandes et respecter le budget imparti pour les achats de matériel

Bon de commande, saisine des bons des fournisseurs sur des outils type EXCEL,
- Gestion et suivi, stock (inventaire etc ).
- Contrôler la réception des marchandises et valider les prix facturés/négociés
- Respecter les procédures de validation pour le contrôle de gestion Informatique /IT en relation avec le prestataire informatique externalisé, le prestataire YPAREO et la direction administrative et financière
- Faire remonter les besoins techniques
- Gérer la téléphonie et la rationnaliser (fixe, flotte téléphone )

**II- Compétences Techniques**
- Apporter une assistance technique
- Savoir utiliser les outils informatiques et de messagerie (connaissance et compétences courante en bureautique)
- Sens de l’organisation
- Contrôler la conformité d'exploitation
- Contrôler la réalisation d'une prestation
- Connaître le fonctionnement des équipements de sécurité (extincteurs, BAES, SSI, alarme
- Evaluer les besoins et les impératifs d'exploitation d'une infrastructure
- Gérer des contrats de fournisseurs, sous-traitants, prestataires
- Mettre en place des actions correctives et préventives
- Préconiser des travaux
- Repérer des dégradations ou incidents
- Sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires
- Définir la stratégie d'exploitation d'une infrastructure
- Déterminer des solutions technico-économiques
- Electricité
- Gérer le budget global d'une structure
- Organiser les opérations d'entretien d'infrastructures et bâtis
- Procédures d'entretien d'infrastructures et bâti
- Préconiser des programmes d'entretien

**III-Compétences générales**
- Savoir être
- Savoir travailler en équipe
- Savoir communiquer
- Loyauté, discrétion
- Rigueur

Type d'emploi : CDI

Avantages:

- Flextime
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel