Alternance - Assistant de Direction (F/H)

**Job Description Summary**:
Nous te proposons de rejoindre notre entreprise GE Steam Power Systems spécialisée dans la fabrication et des équipements Turbines et Alternateurs pour le marché des centrales nucléaires.

Nous recherchons un.e alternant.e Assistant(e) de Direction basé.e à Belfort (90).

Tu intégreras l’équipe de Direction de Steam Power Systems pour notre établissement Manufacturing (environnement de production) en support au directeur et à la responsable communication:

- en participant activement, comme un partenaire privilégié, à de nombreuses activités dans un contexte de gestion du changement
- en développant tes compétences sur des actions opérationnelles d’optimisation du temps, de diffusion d’informations et d’interface auprès des différents interlocuteurs de l’équipe de Direction.

**Activités opérationnelles et administratives**

**Support à l’équipe de Direction**:

- Optimiser le temps du comité de direction en gérant les agendas (réunions, déplacements, visites, absences,)
- Organiser l’utilisation optimale des salles de réunion et des bureaux du service : accès, planning, priorités, clients, VIP, déménagements, équipements
- Organiser les réunions/revues de direction : choix des dates, invitations, commande des pauses repas, café,
- Rédiger les documents relatifs aux réunions (ordres du jour;
- Minute, procès-verbaux), archiver les suivis en adéquation avec les nouveaux outils (box)
- Anticiper et rassembler les informations nécessaires à l’établissement des documents officiels selon les règles GE Identifier et affecter les justificatifs selon les paramètres et les règles GE dans le logiciel comptable (Concur).
- Rédiger les Notes de frais du directeur de l’usine dans le respect des règles de l’intégrité.
- Traiter les demandes d’achat pour le CODIR et vérifier la cohérence des informations avec le contrat initial, réceptionner les factures, aide à l’entrée de nouveaux fournisseurs
- Gérer et suivre les informations liées à l’activité des personnes du comité de direction (présence, congés, déplacements, maladie, correction de pointage)
- Gérer la réception / diffusion du courrier aux personnes concernées.
- Organiser et suivre l’envoi des courriers (DHL, ).
- Diffuser l’information groupe et les communications internes, préparer les documents selon les règles GE et assurer les traductions si nécessaires
- Préparer /consolider/Transmettre les documents/présentations en lien avec les réunions des Instances Représentatives.
- Gérer l’envoi des convocations et des documents pour la tenue des Instances Représentatives.

**Accueil et visites**:

- Organiser et gérer des visites (VIP, collaborateurs GE, clients internes & externes) en tenant compte de leur fonction et de la culture du pays (règles GE).
- Accueillir la personne en veillant à son bien-être et à l’organisation pratique de son séjour.
- Faciliter l’accès au site (information Loge, gestion des Badges)
- Coordonner et préparer des visites d’usine
- Faciliter les demandes de visa pour les visiteurs extérieurs

**Organisation d’évènements**:

- Anticiper, rassembler l’ensemble des informations et organiser les différents événements de la Direction (séminaires, formations, visite clients, visiteurs internes/externes, visite site).
- Coordonner la répartition des tâches, répondre aux sollicitations des personnes, résoudre les problèmes rencontrés tout en valorisant l’image de marque de GE.

Ces missions ne sont pas une liste exhaustive, le poste peut être amené à évoluer, aussi pour laisser tes idées s’exprimer

**_ Confidentialité_**
- Tu gèreras et protégeras les données confidentielles en faisant preuve de rigueur, discernement et attention
- Tu garantiras une conformité parfaite et contribueras à promouvoir un environnement de travail éthique et conforme

**Ce que l’on apprécie chez toi**
- Tu prépares un bac +2 à bac+3 avec une spécialisation en Support à l’Action Managériale
- Tu bénéficies idéalement d’une première expérience en alternance ou stage
- Tu es rigoureux.se et organisé.e
- Tu aimes travailler en équipe et a un bon relationnel
- Tu es force de proposition, curieux.se et créatif.ve
- Tu maîtrises le Pack Office (Excel, Powerpoint, Word)

**Ce que tu vas apprécier chez nous**
- Fort enjeu dans le secteur de l’Energie
- Equipe dynamique et sympathique
- Collaborateurs passionnés et compétences pointues
- Communauté d’alternants Steam Power France
- Intéressement, CE, Mutuelle attractive
- Tickets Restaurants
- Remboursement à 100% de l’Abonnement Transport
- Encourageant l’inclusion et la diversité sous toutes ses formes, GE s'est engagé dans une démarche en faveur de l'emploi des personnes en situation de handicap, et de la valorisation de toutes les singularités, où chacun peut donner le meilleur de lui-même parce qu