Assistant(E) de La Direction Générale

**Descriptif**

DEFINITION DE L’EMPLOI / MISSION
Assistant(e) - site de Trévenans
IDENTIFICATION DU POSTE
Lieu d’activité / local Direction Générale, Trévenans.
Déplacements inter-sites possible.
Spécificité du poste Assistant(e) de la direction générale
En charge des autorisations d’activité de soins, d’équipements lourds et assimilés, suivi de projets
Grade / fonction
Quotité de travail
Autres Adjoint des cadres
100%
Rattachement hiérarchique Direction Générale
Responsabilité hiérarchique
Relations fonctionnelles:

- Direction Générale
- Toutes directions fonctionnelles
- Pôles et services de soins (médecins, cadres)
- Extérieur : tutelles, autres établissements, consultants, etc

CONDITIONS DE TRAVAIL
Horaires Décompte forfaitaire avec 19 jours de RTT
Contraintes organisationnelles et relationnelles - Dépassement d’horaire selon besoins du service (réunions, dossiers à préparer ).
- Permanence du secrétariat de la Direction Générale (17h30 deux à trois fois par semaine).
- Congés fixés en concertation avec l’assistante du Directeur Général pour assurer la continuité du service.
- Contacts avec les tutelles et autres institutions.

Grade / fonction
Quotité de travail
Autres Adjoint des cadres
100%
Rattachement hiérarchique Direction Générale

DIPLOMES, FORMATION ET PREREQUIS
Diplômes : BTS Assistant de Direction ou équivalent (anciennement BTS secrétariat)
Prérequis:
1. Connaissance du milieu hospitalier (macro et micro) et du secteur sanitaire en général.
2. Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat.
3. Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
4. Bonne technicité dans l’accueil téléphonique, physique et la communication.
5. Connaissance de base du PMSI.
ACTIVITES
- Fonctions de secrétariat de direction:

- Rédaction, élaboration de courriers, notes, dossiers, diaporamas, tableaux de bord
- Gestion d’agenda, organisation de réunions
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunions
- Tenue du capacitaire de l’établissement
- Secrétariat de crise sanitaire
- Coordination avec le service communication pour l’élaboration de la lettre d’information institutionnelle hebdomadaire l’ECHO (recherche des sujets, rédaction d’articles, relecture)
- Remplacement de la secrétaire de la Direction Générale en son absence
- Fonctions dans le cadre de la gestion de projets:

- Tenue de tableaux de bord et suivi des échéances
- Organisation des Conférences Inter-pôles
- Appui des chefs de projet à la formalisation de dossiers projet
- Elaboration d’outils, présentations
- Fonctions de gestion des autorisations d’activité de soins, d’équipements lourds et assimilés (reconnaissances d’activité, agréments ):

- Tenue et suivi du calendrier des autorisations.
- Elaboration des dossiers de demande et de renouvellement d’autorisation et assimilés.
- Préparation, organisation des visites de conformité et inspections des activités de soins et équipements lourds, et suivi des réponses aux remarques formulées.
- Prise ou charge ou participation aux enquêtes, bilan d’activitéen rapport avec les autorisations.
- Veille réglementaire.

SAVOIR-FAIRE ET SAVOIR-ETRE REQUIS
- Bonne technicité de l’outil informatique.
- Savoir rechercher et synthétiser des données.
- Savoir rédiger.
- Savoir anticiper et s’adapter, évoluer avec son métier et les besoins.
- Esprit d’équipe.
- Rigueur et organisation.
- Disponibilité et implication.
- Rester efficace dans les situations difficiles.
- Savoir hiérarchiser ses tâches et recourir à l’arbitrage de ses supérieurs au besoin.
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques internes et externes.

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) Internet/intranet Techniques d’accueil téléphonique et physique Techniques de communication Organisation de l’hôpital et du système de santé Droit hospitalier (régime des autorisations) T2A et PMSI Confidentialité
3 3 3 1 2 2 1 3
1. Connaissances générales - 2. Connaissances détaillées - 3. Connaissances approfondies

**Personne à contacter**
Candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) à envoyer à:
L’Hôpital Nord Franche-Comté
Direction des Ressources Humaines / Cellule recrutement
100 Route de Moval
CS 10499 TREVENANS
90015 BELFORT Cedex
Mme Lamia LOUNES
Gestionnaire recrutement
Tél : 03.84.98.31.86