Assistant-e Manager

L’environnement

Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur « Assistant-e manager »

Le poste

L’Assistant-e manager recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’organisation du travail du manager et de son équipe. Il/elle assure ses missions en lien étroit avec l’Assistante de la Direction FER et assure des missions pour la Direction Fer lors de ses congés.

A ce titre, il-elle assure:

- L’assistanat physique, téléphonique et par courriel,
- La gestion de l’agenda,
- L’organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
- Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs,
- Le classement et l’archivage de dossiers,
- La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
- L’appui du Pôle GBA pour la préparation des dossiers de signature des conventions de financement du département,
- La réception et la préparation des réponses aux demandes de déclassement envoyées par SNCF), en lien avec les chargés de projet du Département,

Il-elle prend part au réseau des assistant-e-s de l’établissement.

Peuvent aussi lui être confiés:

- L’enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
- Le suivi des circuits administratifs et de signature des conventions et marchés, en lien avec le département finances et contrôle de gestion,
- La participation à l’organisation de réceptions et évènements,
- L’intérim d’un-e autre assistant durant ses absences, sur les missions suivantes:

- Traitement des tâches les plus urgentes
- Gestion des appels téléphoniques,
- Gestion d’agendas,
- Traitement du courrier et des parapheurs.

Profil recherché

Connaissances mobilisées:

- Techniques de secrétariat,
- Bonne connaissance des procédures administratives,
- Connaissance de l’environnement public,
- Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
- Classement et archivage,
- Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
- Notions d’organisation et de gestion du temps.

Compétences requises:

- Organiser, gérer, anticiper,
- Evaluer des informations,
- Communiquer à l’oral et à l’écrit,
- S’adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité,
- Rendre compte,
- Faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité,
- Travailler en réseau.

**Expérience attendue**:

- Confirmée sur des fonctions d’assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public,
- Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.

**Conditions**: emploi ouvert uniquement aux contractuels, contrat de remplacement de congés longue maladie

**Ce que nous avons à vous offrir**:

- 25 congés annuels + 22 RTT (temps complet 39h)
- 2 jours de télétravail par semaine
- Parcours d’intégration et plan de formation dynamique
- Participation complémentaire santé / Prévoyance / Carte déjeuner Up (10€/jour)
- CSE attractif : activités sportives, actions culturelles, CESU, chèques vacances,
- Localisation centrale Paris 9
- Une attention particulière à la qualité de vie au travail (animations et plate-forme bien-être, conférences inspirantes, adhésion Gymlib, )

**En rejoignant Ile-de-France Mobilités**, vous faites partie d’une équipe solidaire alliant innovation et utilité publique dont la fierté est de se mobiliser autour de la modernisation des transports franciliens.

**Embarquez avec nous