Responsable Administratif Et Financier

Descriptif du poste

Sous l'autorité de la directrice de la communication, vous intégrerez une structure composée de 3 pôles/service métiers dans lesquels opèrent les 22 professionnels de la communication.

Vous aurez de fortes interactions avec les services centraux de l'établissement pour mener à bien votre mission qui sera de piloter et coordonner la gestion administrative notamment en qualité de responsable finances-achats et référent « RH proximité » de la direction.

**Activités**

**Assurer le pilotage et la coordination budgétaire (50%)**
- Participer aux réunions des responsables Finances
- Achats
- Piloter l'élaboration des budgets et des budgets rectificatifs
- Participer à l'élaboration du processus de dialogue budgétaire
- Procéder aux opérations d'engagement, service fait en lien avec le Service dépenses de la direction des affaires financières (DAF)
- Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues par la direction et assurer les encaissements des recettes boutique UGA shop et virements budgétaires (ventes internes) en lien avec la DAF et l'agence comptable (AC)
- Suivre les dépenses et les recettes en contrôlant les échéances et faire remonter les états budgétaires (reporting)

**Coordonner la gestion administrative (20%)**
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, compte rendu, organigramme,) et les diffuser
- Accompagner la construction des marchés publics de l'UGA en lien avec la mission communication
- Suivre l'évolution de la réglementation en gestion et instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière en lien avec la direction des affaires juridiques
- Assurer l'organisation des déplacements et missions des agents
- Gérer la boîte mail générique de la direction, le courrier, les colis et les paraphes.

**Participer au pilotage logistique et financier de la boutique « UGA Shop » (20%)**
- Assumer la responsabilité de la régie de recettes et la fixation des prix de ventes
- Participer au groupe de travail « UGA Shop » (choix des collections, aménagement, logistique, états de stocks)
- Mettre en place et utiliser des outils de gestion permettant le suivi des stocks, anticipation de l'approvisionnement
- Procéder aux demandes de devis, aux commandes et assurer la réception puis le rangement des commandes

**Assurer le rôle de référent-e RH (10%)**
- Participer aux réunions dédiées et diffuser l'information
- Piloter l'élaboration des budgets masse salariale et le suivi d'exécution

Profil recherché
- Maîtriser les techniques de gestion administrative
- Maîtriser les règles de gestion financières, RH et juridiques
- Avoir une bonne maitrise des outils bureautiques
- Savoir rendre compte et assurer un rôle de veille et d'alerte sur les domaines financier et RH
- Savoir rechercher l'information, la vérifier et la diffuser
- Connaître les réseaux de relation interne et externe de l'établissement
- Savoir planifier et gérer son activité en fonction des priorités et besoins et d'un cadre de gestion défini
- Maîtriser les techniques d'expression écrite
- Savoir rédiger un cahier des charges
- Savoir paramétrer les outils collaboratifs
- Avoir un intérêt pour les missions et les métiers de la communication
- Travailler en équipe et avoir le sens du relationnel
- Être rigoureux, organisé et méthodique
- Savoir répondre aux sollicitations rapidement et être disponible
- Savoir comprendre un besoin et évaluer les réponses adaptées
- Savoir prendre des initiatives, être capable d'élaborer des choix
- LANGUES- SAVOIR-ÊTRE- Disponibilité- Esprit d'équipe**Voir plus**
- SAVOIR-FAIREBureautique
Gestion administrative

**Voir plus**

Entreprise

La Direction de la communication de l'Université Grenoble Alpes (UGA) a pour rôle de concevoir et coordonner, en liaison avec les différents services de l'établissement, l'ensemble des actions de communication vers les publics, les médias, les différents partenaires ainsi que les personnels.

Elle est garante de l'image et de la réputation de l'université, et est un acteur majeur dans la gestion de crise. Elle assure le rayonnement de notre établissement sur le territoire et à l'international. Pour cela, une stratégie de communication est définie et mise en œuvre pour développer la notoriété et l'attractivité de l'Université Grenoble Alpes ainsi que la fierté d'appartenance de ses personnels et étudiants.

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, la Direction de la communication est chargée d'établir cette stratégie, de piloter sa réalisation par la mise en place d'actions de communication et de sa déclinaison sur différents supports.

Autres offres de l'entreprise

Salaire

24 - 24 k€ brut annuel

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Aucune expérience exigée

Métier

Responsable administratif et financier

Statut du poste