Officier-ère D'état Civil

**Descriptif et missions**: Catégorie : C
Direction : Démarches Droit et Document
Service : État Civil Élections

MISSIONS
Instruire les demandes présentées au guichet relevant de la compétence du service, en front office et en back office

pièces d'identité
recensement citoyen
mutation de licence débits de boissons, syndicats professionnels
inscription sur les listes électorales
attestations d’accueil
enregistrement et transcription : naissances, mariages, décès
mise à jour des actes
livrets de famille
délivrance d’actes

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gérer l'accueil physique et téléphonique du public, donc reformuler si nécessaire la demande de l’usager et apporter une réponse adaptée ;
Instruire les demandes des usagers au guichet ; A raison de 50 % du temps de travail

Assurer le traitement des dossiers, donc la vérification et la saisie de documents ;
Remettre aux usagers les titres, pièces, ou actes demandés en matière d’affaires générales/identité/état-civil ;
Recevoir les déclarations et établir les actes d’état civil ;Gérer l’archivage des dossiers ;
Établir les dossiers de mariage ;Tenir administrativement les registres d’état civil.

Gérer l’archivage des dossiers ;
Participer aux dimanches d’élections et aider à la préparation des scrutins ;
Réfléchir aux outils du service et proposer des améliorations, donc participer à la progression du service ;
Contribuer à l’intégration des nouveaux agents ;
Représenter l’image de la collectivité.

MOYENS

Matériel bureautique ;
Progiciels spécifiques, logiciels libre office ;
Technologies de l’information et de la communication, presse spécialisée ;
Un standard téléphonique.

CONDITIONS D’EXERCICE

Déplacements occasionnels afin de gérer des prestations à domicile ou sur autorisation du procureur (état-civil) ;
Devoir de réserve ;Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie ;
Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité ;
Positionnement sur un pôle thématique par roulement ;
Participation, par roulement, aux permanences du jeudi jusqu’à 19h00 au plus tôt et du samedi de 9h00 à 12h00 au plus tôt ;
Assister l'élu lors des cérémonies de mariage en semaine, le samedi matin et après-midi

Participation à la préparation des élections ;
Participation aux jours d’élections le dimanche de 7h00 à minuit au plus tôt ;
Positionnement sur la mairie annexe des Blancs Vilains en fonction des besoins du service ;
Positionnement au bureau d'état civil de hôpital André Grégoire en fonction des besoins de service

Contact avec la Préfecture (en l’absence du référent de pôle) ;
Code vestimentaire adapté à la réception du public ;
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité - Garant de la confidentialité des actes.

ORGANISATION DU TRAVAIL

Poste à temps complet
**Profil recherché**: Savoirs

Connaissance de la législation/réglementation en rapport avec ces procédures:

- Législation sur la nationalité ;
- Procédures administratives de délivrance des titres d’identité ;
- Droit électoral ;
- Informations générales relatives à l’état civil (IGREC) ;
- Conventions internationales sur la délivrance des actes ;
- Règles communes à la rédaction des actes d’état civil ;
- Procédures administratives de délivrance des actes civils ;
- Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants ;
- Législation sur l’autorité parentale et transmission du nom ;
- Notions de généalogie ;
Procédures internes de gestion des prestations ET de fonctionnement du service ;
Connaissance de l’environnement territorial et des procédures administratives ;
Progiciels de gestion des prestations affaires générales/identité/élections/état-civil ;
Logiciels de bureautique ;
Vocabulaire professionnel du service ;
Communication orale et écrite ;
Procédures internes de gestion des prestations ET de fonctionnement du service ;
Connaissance de l’environnement territorial et des procédures administratives ;
Progiciels de gestion des prestations affaires générales/identité/élections/état-civil

Logiciels de bureautique ;
Vocabulaire professionnel du service ;
Communication orale et écrite ;
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.) ;
Techniques de recherche documentaire.

Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier ;
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser ;
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse, gestion du conflit, empathie, prise de recul, gestion du stress ;
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la