Assistant.e de Gestion PME/ Office Manager

Sixense, filiale de VINCI Construction, est un groupe d’excellence mondiale dans les services et les solutions numériques dédiées aux ouvrages, aux sols et à l’environnement.
Sixense Digital est expert dans l'édition et l'intégration de solutions digitales. Nous offrons une approche digitale globale du cycle de vie des infrastructures en proposant des solutions logicielles et de digitalisation des procédés.

Dans le cadre de nos activités, nous recrutons un.e assistant.e de gestion PME ou office manager F/H.

Rattaché(e) à la Direction Générale et à la responsable RH & Administratif, vos missions seront diverses et transverses ; vous interviendrez:
Auprès du Directeur Général et de son équipe sur des missions d’assistanat de direction:

- Assistanat classique (accueil, organisation de réunions, gestion des déplacements, notes de frais, etc.)
- Logistique évènementielle (réunions, évènements mensuels, séminaire annuel de teambuilding, etc.)
- Commande, gestion des stocks et suivi de la facturation (fournitures, autre matériel, etc.)
- Suivi du parc automobile, informatique et téléphonique

En étroite collaboration avec la personne responsable des ressources humaines pour:

- Assurer un support administratif à la gestion du personnel (DPAE, collecte des documents, absences, visites médicales, dossiers de mutuelle, archivage, titres de séjour, contrôle des pointages, etc.) et des prestataires
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi RH, suivre les deadlines et préparer le reporting trimestriel
- Editer les attestations ou autres documents contractuels
- Assurer ponctuellement la gestion et le suivi des formations
- Accompagner la responsable RH sur des missions de développement RH et QSE (sécurité et conditions de travail des salariés, diversité et inclusion, etc.)

En support de l’équipe commerciale et de la direction des opérations pour:

- Accompagner sur la partie administrative des dossiers d’appels d’offres
- Mettre à jour les documents légaux et les accès pour les plateformes de conformité administrative
- Gérer le référentiel contractuel
- Gérer l’administration des ventes (de la commande à la facturation des clients)

En support de la personne en charge des missions marketing et communication:

- Mise à jour de l’organigramme, du trombinoscope
- Gestion administrative de l’intranet de l’entreprise et mise à jour des référentiels
- Archivages des équipes créées dans Microsoft Teams

Cette liste de missions est non exhaustive.

Dans l’exercice de vos fonctions, vous participerez également à l’amélioration continue des processus de travail.

Votre implication et votre motivation sur les missions feront de ce poste un pivot essentiel pour notre société.

De formation bac +2/3 minimum, type BTS assistant manager ou assistant de gestion PME/PMI, vous avez par ailleurs 3 à 5 années d’expérience réussie sur un poste similaire ou dans des fonctions de gestion ou administratives.
- Vous êtes rigoureux.se et méthodique.
- Vous êtes réactif.ve et avez une bonne capacité à gérer les priorités.
- Vous maîtrisez les outils Word, Excel et Powerpoint, vous avez une aisance avec les chiffres et avez de bonnes capacités rédactionnelles.
- Vous aimez interagir avec des interlocuteurs différents et savez faire preuve de discrétion dans vos missions.

Pourquoi nous rejoindre ?

Si vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique, un poste où l’autonomie et la proactivité seront fortement appréciées, et participer au développement de cette société du groupe VINCI, n’hésitez pas à postuler.

Rejoindre Sixense, c'est:

- Adhérer à un modèle managérial qui valorise l'autonomie et la responsabilité dans un esprit de construction
- Accéder à des opportunités de carrière au sein du groupe VINCI de renommée internationale
- S'offrir l'opportunité de devenir actionnaire du groupe VINCI en profitant d'un abondement très avantageux

Ce poste est basé à Rueil-Malmaison 92 (siège) - navette privatisée depuis le RER (10mn à prévoir). Télétravail possible.

Vous bénéficiez d’une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ? Faites-le nous savoir, ce poste vous est ouvert.

Entité

VINCI Construction est l'un des principaux acteurs mondiaux de la construction, dans le domaine des infrastructures de transport, des bâtiments, des réseaux et des aménagements urbains. VINCI Construction s'appuie sur un réseau de filiales de proximité, un réseau de spécialités et une expertise spécifique sur les grands projets d'infrastructures. Avec plus de 1300 entreprises, VINCI Construction intervient sur l'ensemble du cycle de vie d'un ouvrage (financement, conception, construction, rénovation, maintenance). Ce réseau de plus de 1300 entreprises, présentes dans plus de 100 pays, emploie près de 115 000 personnes et a réalisé un chiffre d'affaires de 26,2 milliards d'euros en 2