Assistant Administratif de La Mobilité étudiante

**Présentation de l’EPITA **:
Fondée en 1984, l’école est présente sur sept campus en France et accompagne chaque année 3500 étudiants à qui elle ouvre son réseau de 8500 Alumni. L’EPITA est une Grande École d’ingénieurs, membre de IONIS Education Group, 1er groupe d’enseignement supérieur privé en France qui forme les nouvelles intelligences de l’entreprise : 29 écoles, 35 000 étudiants, 27 campus en France et à l’internationale.

L’EPITA forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont celles et ceux qui imaginent et créent le monde numérique de demain. Sa raison d’être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et responsables.

Société à mission depuis 2021, sa politique RSE se développe chaque jour avec ambition au travers d’engagements sociétaux, économiques et écologiques.

L’EPITA dispense une formation scientifique et technique d’excellence, ouverte sur l’entreprise, la recherche, l’innovation et l’international avec notamment 100 universités partenaires réparties dans 44 pays.

**Description du poste**:
Sous la responsabilité de la Directrice des Relations Internationales, le/la assistant(e) administrative de la mobilité étudiante aura pour mission principale d’assurer la gestion et le suivi de la mobilité internationale des étudiants avec la gestion administrative des dossiers (dans le respect des techniques, des procédures et des calendriers) pour contribuer à l’organisation du Service et le développement de la mobilité académique et du personnel à l’international.

**Missions liées à la mobilité sortante**:

- **Accompagnement administratif des étudiants sortants**:

- Accompagner les étudiants dans l'accomplissement de leurs démarches administratives avant, pendant et après la mobilité (suivi par téléphone/courrier et mise à jour des informations via excel et Sharepoint).
- Assurer un bon suivi du statut des mobilités par semestre en mettant à jour la base de données et les dossiers de chaque étudiant afin de transmettre ces informations à la Direction pédagogique et valider l’expérience à l’international.
- **Accompagnement pédagogique des étudiants sortants**:

- Traiter le processus de validation des cours avant la mobilité des étudiants en travaillant avec le service pédagogique du cycle préparatoire et du cycle ingénieur à travers l’utilisation de la base de données interne excel et du Sharepoint.
- Orienter et accompagner les élèves dans la construction de leur projet de mobilité(formulation de vœux, coûts, possibilités de financement, processus d’admission, etc.) en mettant à jour les pages des universités sur le Sharepoint.
- Participer à la coordination des jurys d’attribution de destinations (traitement des données via excel, relances des étudiants, transmission des données inter-campus et inter-services).
- Développer du matériel didactique pour améliorer l’accompagnement des étudiants en mobilité sortante (tutoriels en ligne, présentations PPT, bulletins d'information, etc.) afin de soutenir la coordination de la mobilité sortante.
- Assister la gestion des conflits académiques (i.e. problèmes de validation de cours) lors de la mobilité des étudiants en concertation avec l'équipe des relations internationales et le service pédagogique de l'EPITA.
- Aider à suivre le programme EPI Ambassadeurs

**Missions liées à la mobilité entrante**:

- Participer aux actions de promotion de l’EPITA à l’international à travers la réalisation de webinaires en ligne auprès d’un public international.
- Aider à la mise en place du programme Epi Buddy pour améliorer l’accueil des étudiants internationaux (mise en place d'une procédure de recrutement et création de matériel pédagogique pour former les étudiants de l'EPITA et).
- Soutenir le processus d'accueil des étudiants venant pour des programmes courts (échanges et programmes d'été).
- Aider à la coordination et au traitement des dossiers des étudiants internationaux (Mise à jour base de données, badges, création de compte, welcome pack etc..)
- Participer aux réunions d'intégration et suivre les étudiants pendant leur semestre à l'EPITA.

**- Missions liées aux diverses activités du service**:

- Contribuer à la définition des objectifs du service et à l'organisation des calendriers/procédures de la mobilité entrante et sortante
- Rédiger des supports d’information en français et en anglais pour la promotion des programmes de mobilité,
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur,
- Mettre à jour le site web en lien avec le département de Communication,
- Participation à des événements organisés pour tous les étudiants internationaux,
- Participer à l’organisation des différents programmes : programme Ambassadeur, buddy program, winter et summer schools.

**- Activit