Coordinateur Évènementiel

Max Piccinini est le leader incontournable dans le domaine de la formation et du coaching pour chefs d'entreprises.

À travers ses programmes, séminaires et accompagnements stratégiques, Max et son équipe ont déjà aidé des milliers d’entrepreneurs à transformer leur vie et leur business.

**Notre mission: aider les chefs d’entreprises à devenir libre financièrement et épanouis sur le chemin.**

Aujourd’hui, pour soutenir notre croissance et garantir une expérience client d’excellence sur nos événements phares, nous recrutons un-e **Coordinateur(trice) Événementiel & Séminaires** pour accompagner notre équipe dans la préparation, l’organisation et le suivi de nos séminaires à fort impact.

**Vos missions**:
En tant que Coordinateur(trice) Événementiel & Séminaires, vous serez en charge de **coordonner l’organisation logistique et opérationnelle des séminaires**, en étroite collaboration avec l’équipe de direction.

Votre objectif principal : assurer une exécution fluide, qualitative et efficiente des événements, tout en garantissant une expérience inoubliable pour les participants.

**1. Organisation générale**:

- Piloter l’organisation logistique complète des séminaires (lieux, hébergements, transferts, matériel, prestataires).
- Planifier et animer les **calls de coordination** avec l’équipe interne, la direction et les prestataires (hôtels, technique, transport ).
- Gérer la **logistique personnelle de Max** : transferts, hébergements, courses nécessaires, coordination avec son assistante.
- Vérifier les aspects techniques sur site avant l’événement (sans déplacement en amont) : Wi-Fi, signalétique, stationnement, matériel, etc.
- Gérer les **plannings de l’équipe**, la répartition des chambres et les checklists opérationnelles.

**2. Hébergement & logistique participants**:

- Coordonner et confirmer les hébergements pour **Max et sa famille**, l’équipe interne et les prestataires.
- Négocier les tarifs hôteliers et mettre en place les** liens de réservation** dédiés pour les participants.
- Gérer les besoins spécifiques liés à chaque profil (arrivées anticipées, repas spéciaux, chambres communicantes, etc.).

**3. Salle & aménagement**:

- Valider la salle du séminaire en coordination avec l’équipe technique.
- Organiser la mise en place de la **loge pour Max** (disposition, confort, confidentialité).
- Superviser la **décoration et l’ambiance visuelle** de la salle (fleurs, éclairages, signalétique, éléments de marque).
- Veiller à la bonne implantation de la scène, du mobilier et de l’espace participants.

**4. Restauration**:

- Coordonner la restauration de l’équipe et des participants : menus, horaires, régimes spécifiques.
- Tenir à jour les **listes de repas**et anticiper les ajustements de dernière minute.
- Valider les menus finaux auprès de l’hôtel ou du traiteur.

**5. Technique**:

- Assurer la coordination complète de la **mise en place technique**: scène, son, lumière, internet, matériel audiovisuel.
- Organiser et suivre les **calls techniques** avant l’événement.
- Vérifier avec les responsables que tout le matériel est prêt, testé et fonctionnel.
- Garantir une **connexion Internet optimale** pour les équipes et participants.
- Obtenir et gérer la** liste complète de l’équipe technique** présente sur chaque événement.

**6. Goodies, impressions & matériel**:

- Gérer la **production des supports imprimés** : roll-ups, workbooks, notes de Max, programmes, badges, tours de cou.
- Identifier et coordonner un imprimeur local si nécessaire.
- Commander les fournitures et vérifier leur disponibilité avant le séminaire.
- Gérer la logistique de réception, d’étiquetage et de distribution sur place.

**7. Supervision sur site & management opérationnel**:

- Être présent(e) pendant les séminaires pour **superviser et diriger l’ensemble des équipes sur place** (prestataires, accueil, technique, logistique).
- Coordonner le déroulé en temps réel, anticiper les besoins et résoudre les imprévus avec sang-froid.
- Garantir le respect du planning et le maintien d’un haut niveau de qualité tout au long de l’événement.
- Assurer une communication fluide entre tous les intervenants (direction, équipe interne, prestataires).

**8. Suivi post-événement**:

- Effectuer le **débrief global** avec l’équipe et les prestataires (points forts, axes d’amélioration, retours participants).
- Gérer la **clôture administrative et budgétaire** : factures, validations, paiements.
- Capitaliser sur les apprentissages pour améliorer la qualité, les process et les coûts des prochains séminaires.

**Profil recherché**:
**Expérience**:

- Vous justifiez d’une** expérience confirmée (3 à 5 ans minimum)** dans la coordination ou la gestion complète d’événements premium (séminaires, congrès, conférences, retraites, etc.), idéalement en environnement exigeant ou haut de gamme.
- Vous avez déjà piloté des **projets complexes impliquant plusieurs prestataires**, avec une réelle responsabilité sur la logistique, le déroulé et la q