Assistante Administrative

Rejoindre le Groupe SOS Solidarités, c'est rejoindre une association engagée et en mouvement.
Le Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur des secteurs du médico-social et du social, avec plus de 260 établissements répartis sur le territoire métropolitain et en outre-mer. Expert dans le domaine du handicap dont l'autisme, de l'addictions, de l'asile et de l'intégration, nous intervenons également pour accompagner les personnes vers le soin, le logement et l'emploi ou dans leur parcours judiciaire, avec la volonté d'accompagner chaque situation.

Le Groupe SOS Solidarités est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l'entrepreneuriat social en Europe.
Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

Sous la responsabilité de l'équipe de direction et en lien direct avec les usagers et les autres travailleurs sociaux du service, l'Assistant(e) Administratif (ve) intervient sur les services MAPII et CEJ JER proposant un accompagnement global à des personnes vulnérables.

L'Assistant(e) Administratif (ve) a pour missions principales:

- Le suivi et la tenue des dossiers administratifs, comptables, et du personnel.
- Le suivi logistique du parc immobilier. l'Assistant(e) Administratif (ve) assure un suivi des besoins (matériels, Alimentaires, hygiène,) liés au bon fonctionnement des services.
- Le suivi du parc immobilier(captation, comptabilité, débit et crédit alloués à l'établissement).

Relations internes au groupe SOS

Sous la responsabilité de l'équipe de direction, vous travaillez en coopération avec les autres professionnels de la Plateforme Sociale du Lauragais.

Relations avec l'extérieur

Vous coordonnez les intervenants nécessaires à l'entretien des locaux et du parc d'appartements.

LE POSTE REPOSE SUR 6 MISSIONS SOCLES

I. SUIVI ADMINISTRIF

Participation aux réunions, prise de note et élaboration de compte rendu.

Rédaction de courrier administratifs, notes... Secrétariat et soutien à l'organisation interne de l'équipe. Montage et suivi de dossiers concernant les activités de l'établissement.

Suivi des arrêtés et conventions.

Suivi du plan de formation interne.

II. COMPTABILITE

Traitement des notes de frais, des factures, des relevés bancaires...

Emission des Quittances sur l'intermédiation Locative et, suivi des mouvements liés à ce service.

Enregistrement des données comptables.

Envois comptables sous quinzaine et des fiches navettes à la demande.

Clôture comptable.

III. GESTION

Gestion des fournitures (commande, reception, inventaire...) et des outils de travail pour le personnel.

Gestion des Affichages obligatoires.

Gestion amortissement, inventaire et mise au rebus.

Gestion RH: établir des contrats, accueillir, informer, suivre les fiches horaires, les congés, suivi de la remise des TR,...

Gestion Locative (Taxe, Clés, Dossier de suivi, assurance...)

Gestion des Véhicules

IV. HYGIENE -SECURITE QUALITE

Tenue du registre de l'établissement à jour et des classeurs sécurité (rapports).

Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité pour l'établissement et les appartements.

V. TECHNIQUE/LOGISTIQUE

Trouver un prestataire au besoin.

Suivi des interventions rapporter par l'Agent Technique.

Etat des stocks sur l'Etablissement.

COMPETENCES REQUISES

1 Connaissances / savoirs:
Bureautique

Savoir-faire:
Capacité d'organisation
Capacité à formaliser et à rédiger
Prise de notes
Savoir s'exprimer
Savoir gérer son temps de travail
Aisance dans l'établissement des documents administratifs (appel loyers, dossier de surendettement, demande de logement, établissement bail, état des lieux,...)

Savoir-être:
Avoir le sens de la communication et de l'écoute
Être réactif et autonome
Être rigoureux et organisé
Avoir le sens de la discrétion
Capacité au travail en équipe
Bonne résistance au stress

Niveau 5
Débutant
Contrat à Durée Indéterminée (CDI)
CCN 51 : Convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951